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Besteht ein Verdacht von Rechtsverstößen in einem Unternehmen, müssen die zuständigen Organe den Sachverhalt aufklären. Dies folgt aus der unternehmerischen Compliance-Verantwortung, die für Geschäftsführer einer GmbH in § 43 Abs. 2 GmbHG und für Organe einer Aktiengesellschaft in § 93 AktG verankert ist. Umfang sowie Art und Weise der internen Aufklärungsmaßnahmen richten sich nach den Erfordernissen des Einzelfalls. Besondere Sensibilität bei der Vorbereitung und Durchführung einer Aufklärungsmaßnahme ist geboten, wenn die Staatsanwaltschaft parallel ermittelt.
Maßstäbe für Notwendigkeit von internen Aufklärungsmaßnahmen
Die Intensität des Verdachts und der vermuteten Rechtsverletzung können eine entscheidende Rolle spielen: Je geringer der Verdacht, desto moderater der Umfang und die Methoden der Aufklärung. Darüber hinaus haben sich Entscheidungen über Ablauf, Maßnahmen und Methoden der internen Ermittlung am Unternehmensinteresse auszurichten. Die Pflicht zu internen Aufklärungsmaßnahmen besteht auch bei parallel laufenden staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen. Denn behördliche und unternehmensinterne Ermittlungen verfolgen unterschiedliche Zwecke: Während das Ziel behördlicher Ermittlungen die Aufdeckung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten ist, zielen Internal Investigations auf die Aufklärung interner Pflichtverletzungen ab. Eine Unterlassung entsprechender Untersuchungen kann eine Pflichtverletzung der Leitungsorgane darstellen.
Enge Abstimmung mit der Staatsanwaltschaft erforderlich
Bei parallel laufenden strafrechtlichen Ermittlungen ist eine enge Abstimmung mit der Staatsanwaltschaft dringend geboten. Ermittlungsergebnisse aus internen Aufklärungsmaßnahmen sollten unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet werden, schon um dem Verdacht entgegenzutreten, das Unternehmen versuche durch interne Aufklärungsmaßnahmen die staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen zu behindern oder gar zu vereiteln. Nicht selten sehen sich die für die interne Aufklärung zuständigen Organe seitens der Staatsanwaltschaft dem Verdacht von Begünstigung und Strafvereitelung ausgesetzt. Hier gilt es, aufkommendem Misstrauen mit erhöhter Transparenz gegenüber der Staatsanwaltschaft zu begegnen.
Interne Ermittlungen als verjährungshemmende Maßnahme
Interne Aufklärungsmaßnahmen sind auch mit Blick auf die drohende Verjährung möglicher Schadensersatzansprüche gegen Mitarbeiter unverzichtbar. Denn die Leitungsorgane des Unternehmens trifft die Rechtspflicht, Schadensersatzansprüche des Unternehmens auch tatsächlich durchzusetzen. Dies umfasst auch die Pflicht, den Verjährungseintritt von Schadensersatzansprüchen sowie den Ablauf arbeitsvertraglicher und tariflicher Ausschlussfristen zu verhindern.
Da die dreijährige Regelverjährungsfrist auch bei grob fahrlässiger Unkenntnis der anspruchsbegründenden Umstände zu laufen beginnt, kann die Verjährung nur durch Aufnahme interner Ermittlungen gehemmt werden. Denn nach der Rechtsprechung ist bei Schadensersatzansprüchen bereits dann von grob fahrlässiger Unkenntnis auszugehen, wenn der Geschädigte einem sich aufdrängenden Verdacht nicht nachgeht. Spätestens aber mit Beginn der staatsanwaltschaftlichen Ermittlungen muss dem Arbeitgeber klar sein, dass Mitarbeiter, die seitens der Staatsanwaltschaft als Beschuldigte geführt werden, zugleich ihre arbeitsvertraglichen Pflichten schuldhaft verletzt haben könnten.
Drohender Ablauf von Ausschlussfristen
Geringerer Handlungsbedarf besteht mit Blick auf den drohenden Ablauf von Ausschlussfristen. Hier billigt das Bundesarbeitsgericht einem durch strafbare Handlungen geschädigten Arbeitgeber zu, vor Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen zunächst den Ausgang des Strafverfahrens (wenigstens in erster Instanz) abzuwarten. Vor allem bei fortgesetzten Vermögensdelikten, in denen umfangreiche Ermittlungen über den Tathergang anzustellen sind, dürfe sich der Arbeitgeber vom Ausgang des Strafverfahrens eine weitere Aufklärung des Sachverhalts versprechen. Ausschlussfristen beginnen in einem solchen Fall erst nach Ende des Strafverfahrens in erster Instanz, ohne dass der Arbeitgeber zuvor eigene Ermittlungen hätte anstellen müssen.
