Epic fails bei Restrukturierungen / #3: Falsch unterzeichnete Kündigungsschreiben

In dieser Serie haben wir bereits die „epic fails“ Rahmensozialplan und Rahmeninteressenausgleich aufgezeigt. In diesem Teil widmen wir uns einer scheinbaren Nebensächlichkeit, die aber ohne ausreichende Aufmerksamkeit schnell den Erfolg der Restrukturierung unnötig gefährden oder sie zumindest erheblich verteuern kann: die „falsche“ Unterzeichnung der Kündigungsschreiben.

Situation: Sozialplan und Interessenausgleich stehen, die Umsetzung kann starten

Die Verhandlungen mit dem Betriebsrat sind abgeschlossen. Jetzt müssen zur Umsetzung der Restrukturierungsmaßnahme die Kündigungen auf den Weg gebracht werden. Nach komplexer Vorbereitung der Restrukturierung wirkt die Ausfertigung und Unterzeichnung der Kündigungsschreiben da „nur noch“ wie eine lästige Banalität. Zeit ist Geld und der Zeitrahmen ist eng. Nach Anhörung des Betriebsrates und Beteiligung aller anderen Stellen bleiben – wenn überhaupt – nur noch wenige Tage, um die häufig zahlreichen Kündigungsschreiben noch vor dem Monatswechsel auszufertigen und zuzustellen.

Falscher Ansatz: Kündigungsschreiben kurz und knapp abzeichnen

Der falsche Weg in dieser Situation wäre es, wegen Zeitdrucks oder der Masse an Kündigungsschreiben die Formvorschriften für die notwendigen Kündigungen außer Acht zu lassen und nur noch schnell „abzuzeichnen“. Formanforderungen für Kündigungsschreiben und gerade die Unterzeichnung scheinen zwar niedrige Hürden auf dem Weg zum Abschluss der Restrukturierung zu sein. Dennoch werden sie oft genug nicht überwunden. Im schlimmsten Fall sind die ausgesprochenen Kündigungen wegen Formfehlern unrettbar nichtig. Die Arbeitsverhältnisse werden nicht wirksam beendet. Die Kündigungen müssen dann nochmal ausgesprochen werden. Mit jedem Monat, den die Arbeitsverhältnisse dadurch länger bestehen, wachsen die Lohnkosten. Bei Quartals- oder Jahreskündigungsfristen (z. B. sechs Monate zum Quartal) kann sich ein Arbeitsverhältnis auch schnell um mehrere Monate verlängern. Hinzu kommt: Wegen Formfehlern können Arbeitnehmer auch noch nach Ablauf der dreiwöchigen Klagefrist nach § 4 KSchG die Kündigung gerichtlich angreifen. Unsauberes Arbeiten an dieser Stelle führt daher zu einem hohen Kostenrisiko und erzeugt Rechtsunsicherheit.

Kardinalfehler ist die Unterzeichnung mit nicht notariell beurkundeten Paraphen oder Handzeichen, wie Gebilden aus ein oder zwei Buchstaben, Initialen oder anderen Zeichen, z.B. Kreuzen oder Strichen. Der Einwand „ich unterschreibe aber immer so“ rettet die Kündigung im Zweifel nicht. Gleiches gilt für alle Formen der Unterschrift, die nicht eigenhändig erfolgen. Faksimiles oder Unterschriftsstempel sparen zwar Zeit, sind aber nicht ausreichend. Keine Lösung ist es, ein ‚Master-Schreiben‘ zu unterzeichnen und dann zu kopieren. Kündigen per Kopie, Fax, E-Mail, SMS usw. erfüllt die gesetzliche Schriftform nicht.

Richtiger Ansatz: Sorgfältig bleiben bis zum letzten Schreiben

Grundsätzlich gilt: Das Kündigungsschreiben muss als eigenhändig unterzeichnetes Dokument im Original dem Arbeitnehmer zugestellt werden.

Die Kündigungsschreiben müssen daher jeweils einzeln eigenhändig und zumindest mit dem Familiennamen, idealerweise auch mit Vornamen, unterzeichnet werden. Der verwendete Schriftzug muss den Namen des Unterzeichners wiedergeben und vor allem in Abgrenzung zur Paraphe die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lassen. D. h. es sollten nicht nur Anfangsbuchstaben ausgeschrieben werden ohne den Namen – zumindest in Teilen – weiter zu führen. Einzelne Buchstaben des Namens müssen nicht leserlich sein, sollten aber zumindest angedeutet werden. Ins andere Extrem zu verfallen und den eigenen Namen einfach in Druckbuchstaben auszuschreiben, ist aber ebenso zu vermeiden.

Ein maschinenschriftlicher Namenszusatz (z.B. in Klammern nach der Unterschrift) ist nicht zwingend, aber empfehlenswert. Denn die Rechtsprechung will dann einen großzügigeren Prüfungsmaßstab an den Unterschriftszug anlegen. In jedem Fall müssen Unterschrift und Namenszusatz unbedingt erst am Ende des Textes stehen und das Schreiben abschließen.

Um die Echtheit der Unterschrift später leichter nachweisen zu können, kann die Orientierung an Unterschriften in offiziellen Dokumenten, z. B. dem eigenem Personalausweis, hilfreich sein. Falls aber der Ausweis auch nur mit einer Paraphe unterzeichnet ist, macht dies eine Paraphe im Kündigungsschreiben nicht automatisch zu einer Unterschrift. Es wäre dann – anders als im Personalausweis – mit einem genügenden Schriftzug zu unterschreiben.

Diese Grundsätze sollten vor allem nicht nur bei den ersten Schreiben, sondern bis zum letzten Kündigungsschreiben beibehalten werden, um diesen besonders unnötigen und ärgerlichen „epic fail“ zu vermeiden.

… to be continued …