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Kündigung, allgemein

„Stolperfalle“ Kündigungszugang – Praxisrelevante Handlungsempfehlungen

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Der Zugang von Kündigungen gestaltet sich in der arbeitsrechtlichen Praxis oftmals als tückische Arbeitgeberfalle. Je nach geltender Kündigungsfrist kann der fehlerbehaftete Zugang von Kündigungen dabei zu (vermeidbaren) Mehrkosten führen.

Im Kündigungsfall kommt es nicht selten zu Konstellationen, in denen der Arbeitnehmer die fristgerechte Kündigung – also die ordnungsgemäße Zustellung der Kündigungserklärung – oder den Erhalt der Kündigung als solche angreift. Da den Arbeitgeber als Kündigungserklärenden grundsätzlich die Beweislast für den ordnungsgemäßen Zugang seiner Kündigungserklärung trifft, sollte der Arbeitgeber die ihm zur Verfügung stehenden Sicherungsinstrumente nutzen, um die von ihm ausgesprochene Kündigung nicht an formalen und vor allem vermeidbaren Stolperfallen scheitern zu lassen.

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den wichtigsten Handlungsempfehlungen, mit denen (unnötige) Unsicherheiten im Rahmen von Kündigungszustellungen vermieden werden können.

Zugang unter Anwesenden

Der rechtlich sicherste Weg den Zugang einer Kündigung zu gewährleisten ist, die Kündigung dem betreffenden Arbeitnehmer persönlich zu übergeben. Dabei empfiehlt es sich jedoch aus Gründen später möglicherweise relevant werdender Beweislastprobleme, weiteren Zeugen der Übergabe hinzuziehen und die Übergabe gegen Empfangsbekenntnis vorzunehmen – d.h. sich die Entgegennahme der Kündigung von dem betreffenden Arbeitnehmer unterschriftlich quittieren zu lassen.

Problematisch wird eine persönliche Übergabe dann, wenn der betreffende Arbeitnehmer sich beharrlich weigert, die Kündigung entgegenzunehmen. So berichteten wir bereits im April 2016 in dem Beitrag „Zugangsvereitelung und -fiktion bei der Kündigung im Arbeitsverhältnis“ über einen Fall des Bundesarbeitsgerichtes, indem sich eine Arbeitnehmerin im betrieblichen Mitarbeitergespräch weigerte, eine Kündigung anzunehmen. Anders als das erste Gefühl es verlangt, kommt es bei der beharrlichen Weigerung der Annahme durch den Arbeitnehmer nämlich nicht nur auf dessen Verhalten, sondern vielmehr auf das Verhalten des Arbeitgebers an. Der Arbeitnehmer darf sich auf der einen Seite in einem solchen Fall nicht mehr darauf berufen, dass die Kündigung später oder gar nicht zugegangen sei. Der Arbeitgeber muss auf der anderen Seite alles ihm Zumutbare zur Übermittlung der Kündigung unternommen haben. Im hiesigen Fall hätte es insoweit nicht ausgereicht, die Kündigung einfach vorzuzeigen und wieder zurückzunehmen, sobald der Arbeitnehmer die Annahme verweigert.

In der Praxis scheitert die persönliche Übergabe der Kündigung regelmäßig rein faktisch an der krankheits- oder aber auch urlaubsbedingten Abwesenheit des Arbeitnehmers.

Die Urlaubsabwesenheit des Arbeitnehmers führt grundsätzlich nicht dazu, dass der Arbeitgeber daran gehindert ist, dem Arbeitnehmer während seines Urlaubs eine Kündigung zuzustellen. Es gilt vielmehr der – sogleich dargestellte – allgemeinen Grundsatz, wonach die Zustellung dann erfolgt, wenn allgemein (d.h. objektiv) mit einem Zugang gerechnet werden darf. Vor diesem Hintergrund können Arbeitnehmer, die für längere Zeit verreisen, gehalten sein, den Erhalt bzw. die Weiterleitung ihrer Post sicherzustellen, um noch fristgerecht auf ihnen zugegangene Erklärungen reagieren zu können (vgl. hierzu BAG vom 25.4.2018, 2 AZR 493/17, BB 2018, 2684 mit hieran regelmäßig anknüpfenden Folgeproblematik der nachträglichen Zulassung der Kündigungsschutzklage bei Versäumnis der dreiwöchigen Klagefrist).

Vor dem Hintergrund, dass der kündigende Arbeitgeber das Übermittlungsrisiko für den Zugang der Kündigung trägt, ist bei Konstellationen in denen die Kündigung dem Arbeitnehmer nicht persönlich übergeben werden kann (sog. „Zugang unter Abwesenden“), von Beginn an eine möglichst lückenlose Beweiskette sicherzustellen.

Zugang unter Abwesenden

Wird das Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen, tritt der Zugang in dem Zeitpunkt ein, in dem üblicherweise mit der Leerung des Briefkastens gerechnet werden kann. Maßgeblich ist insoweit der Zeitpunkt der ortsüblichen Postzustellzeiten.

Wird das Kündigungsschreiben um 10 Uhr in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen, geht die Kündigung noch am selben Tag zu, da damit gerechnet werden darf, dass die Leerung des Briefkastens üblicherweise erst noch erfolgt. Der Umstand, dass der betreffende Arbeitnehmer seinen Briekasten immer morgen um 9 Uhr leert, ist unbeachtlich und führt nicht dazu, dass sich der Zugang der Kündigungserklärung auf den Folgetag verzögert.

Es kommt – mit anderen Worten – nicht auf die individuellen Verhältnisse des Empfängers an – also wann und in welchen Abständen der betreffende Arbeitnehmer den Briefkasten leert. Irrelevant ist grundsätzlich auch, ob der Arbeitnehmer überhaupt von der, ihm ordnungsgemäß zugestellten, Kündigungserklärung Kenntnis erlangt hat.

Aus Gründen der Rechtsicherheit bestimmt sich der Zeitpunkt des Zugangs rein objektiv: Es kommt einzig darauf an, wann (objektiv) mit einem Zugang gerechnet werden darf.

Zwar kann man die früher vorherrschende Vorstellung, dass mit einer Briefkastenleerung üblicherweise nur vormittags zu rechnen sei, als inzwischen „überholt“ ansehen. Generell empfiehlt es sich dennoch, den Einwurf in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers nach Möglichkeit vormittags vorzunehmen, wenn zweifelsfrei sichergestellt werden soll, dass der Zugang der Kündigung noch am selben Tag erfolgen soll. Anderenfalls besteht das Risiko, dass die Kündigung erst am nächsten Tag als zugegangen gilt.

Eine Kündigung, die erst gegen 20 Uhr in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen wird, gilt jedenfalls erst am Folgetag als zugegangen.

Einwurf-, oder Übergabe Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein

Ausgehend davon, dass eine Kündigungszustellung mittels einfachen Briefs keinerlei Rechtssichersicherheit bietet, greifen Arbeitgeber nicht selten auf die Zustellung der Kündigung mittels Einwurf-, oder Übergabe Einschreiben oder Einschreiben mit Rückschein zurück. Um es direkt vorwegzunehmen: Keines dieser Zustellungsmittel ist geeignet, den rechtssicheren Zugang des Kündigungsschreibens zu gewährleisten. Es fehlt bei allen Formen des Einschreibens an der im Kündigungsschutzprozess im Streitfall vom Arbeitgeber nachzuweisenden lückenlosen Beweiskette.

Verdeutlichung am Beispiel des Einwurf-Einschreibens:

Das Einwurf-Einschreiben geht grundsätzlich wie ein einfacher Brief zu. Im Unterschied zu einem einfachen Brief dokumentiert der jeweilige Postzusteller allerdings die Zustellung (d.h. den Briefkasteneinwurf) und ermöglicht dem Absender die Nachverfolgung seiner Sendung mittels Sendungsverfolgung. Der dem Versender ausgestellte Zustellungsbeleg ist allerdings kein im Kündigungsschutzprozess unerschütterlicher Beweis dafür, dass die Kündigungserklärung dem Empfänger tatsächlich zugegangen ist. Auch die Benennung des jeweiligen Postzustellers als Zeugen für den Einwurf des Schreibens scheitert in Praxis regelmäßig daran, dass eine personelle Rückverfolgung bzw. Benennung des individuellen Zustellers schlichtweg nicht möglich ist. Im Übrigen beweist der Zustellungsbeleg nicht, dass eine Kündigung zugestellt wurde, sondern lediglich, dass der bei der Post aufgegebene (verschlossene) Brief zugestellt wurde. Über den Briefinhalt selbst (also die Kündigungserklärung) entfaltet der Zustellungsbeleg gerade keine Beweiswirkung. Auch der als Zeuge zu vernehmende Postzusteller wird in der Regel nur bestätigen können, dass er einen verschlossenen Umschlag in den zugehörigen Hausbriefkasten eingeworfen hat. Ein Zeugnis über den Inhalt des von ihm eingeworfenen Briefs wird der Postzusteller dagegen nicht ablegen können.

Zugang durch den Boten

Soweit Kündigungen nicht persönlich dem betreffenden Arbeitnehmer übergeben werden können, empfiehlt es sich daher entsprechende Kündigungsschreiben durch Boten, z.B. Kurierdienste, andere Mitarbeiter oder Anwälte zuzustellen.

Nur so kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass eine lückenlose Beweiskette vom Ausfertigen der Kündigung bis zu deren Zustellung gewahrt wird.

Besonderer Wert sollte dabei auf eine lückenlose Dokumentation des Zustellungsprozesses gelegt werden. Insbesondere sollte der Bote, der das Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten werfen soll, auch Kenntnis von dem Inhalt des Schreibens – also dem Kündigungsscheiben – haben. In der Praxis erfolgt die Dokumentation dabei regelmäßig durch die Erstellung eines entsprechenden Protokolls, dass neben der tatsächlichen Zustellung des Kündigungsschreibens insbesondere auch dessen Kuvertierung unter Angabe von Datum, Uhrzeit und anwesenden Personen enthält und von sämtlichen involvierten Personen unterzeichnet wird.

Zwar mag dieser „best practice“ Ansatz auf den ersten Blick formalistisch anmuten. Angesichts des den Arbeitgeber treffenden Übermittlungsrisikos, der prozessualen Beweislastverteilung und des Kündigungssachverhalten immanent anheftenden Streitpotentials sind Arbeitgeber indes gut beraten, den Zugang erklärter Kündigungen lückenlos zu dokumentieren. Nicht zuletzt wegen der (vermeidbaren) Mehrkosten, die ein fehlerbehafteter Kündigungszugang auslösen kann, wird deutlich, dass die Implementierung eines strukturierten Zustellungsprozesses zum Standardrepertoire eines jeden Arbeitgebers zählen sollte.

KLIEMT.Arbeitsrecht




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