Freiwillig ins Home Office – wer zahlt?

Im Corona-Lockdown mussten viele Unternehmen das „zwangsweise Home Office“ durchführen. Das Fazit war überwiegend positiv. Zahlreiche Arbeitgeber wollen nun – auch aus Kosteneffizienzaspekten – den Mitarbeitern langfristig die Möglichkeit bieten, zumindest tageweise im Home Office zu arbeiten. Dies soll dann nicht mehr angeordnet, sondern auf freiwilliger Basis durchgeführt werden. Darüber, wer für die dadurch entstehenden Aufwendungen aufkommt, herrscht vielerorts  Uneinigkeit – zwischen Arbeitgeber, Betriebsrat und Mitarbeitern. Die rechtliche Bewertung und Tipps zur Vermeidung von Streitigkeiten liefert dieser Beitrag.

Rechtliche Ausgangslage – § 670 BGB

Anspruchsgrundlage für einen Aufwendungsersatzanspruch des Mitarbeiters gegen den Arbeitgeber ist ganz grundsätzlich § 670 BGB. Erbringt der Mitarbeiter sogenannte Vermögensopfer, die im Interesse des Arbeitgebers liegen, kann er Ersatz für diese Vermögensopfer verlangen. Das BAG hat bei der Arbeit von daheim festgestellt, dass der Verzicht auf die Möglichkeit der eigenen Nutzung der Räumlichkeiten ein solches Vermögensopfer darstellen kann (BAG, Urteil vom 14.10.2003, 9 AZR 657/02). Aber: In dem zugrunde liegenden Fall wurde der betroffenen Mitarbeiterin kein Büro zur Verfügung gestellt, das heißt, sie musste zu Hause arbeiten. In einer Entscheidung aus 2011 stellte das BAG dann auch klar, dass dies bei freiwilligem Home Office anders zu bewerten ist: Wenn der Mitarbeiter frei entscheiden darf, ob er im Büro oder von zu Hause aus arbeitet, so sei davon auszugehen, dass auch der Mitarbeiter ein Interesse an der Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers habe. Zwar sei die Ausstattung des Zimmers mit Büroeinrichtung eine Aufwendung gem. § 670 BGB, jedoch überwiege das Interesse des Mitarbeiters, weil er selbst das häusliche Arbeitszimmer dem Büro vorgezogen habe (BAG, Urteil vom 12.04.2011, 9 AZR 14/10).

Nur bei reiner Freiwilligkeit kein Erstattungsanspruch

Mit der Entscheidung des BAG aus 2011 im Rücken argumentiert es sich nun sehr einfach: Wenn das Home Office keine Pflicht, sondern ein Recht der Mitarbeiter sein soll, so haben diese auch alle damit zusammenhängenden Aufwendungen zu tragen.

Aber: Gerade in Zeiten der Pandemie wird sich der Arbeitgeber zusätzlich das Recht vorbehalten wollen, Home Office wieder einseitig anordnen zu können. Für diesen Fall muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter befähigen, seine Arbeitsleistung erbringen zu können. Das bedeutet bezogen auf Home Office, dass der Arbeitgeber die Kosten für nötige Arbeitsmittel wie Laptop tragen muss. Selbst wenn der Mitarbeiter seine privat genutzten Geräte für die Arbeit nutzen soll (was bereits aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zu empfehlen ist), dürfte ein Aufwendungsersatzanspruch für die Anschaffung, Wartung usw. zumindest anteilig entstehen. Für Verbrauchsmaterial wie z.B. Papier wären die Kosten voll zu erstatten. Bei den Wasser-, Strom- sowie Heizungskosten wird es dann noch komplizierter. Da diese keine klassischen „Sowieso-Kosten“ sind wie z.B. die Internet- oder Telefonflatrate, können sie grundsätzlich anteilig dem Arbeitgeber gegenüber geltend gemacht werden. In welcher Höhe ist jedoch die schwierige Frage dabei. Finanziell bedeutsam wird diese Streitfrage dann spätestens, wenn der Mitarbeiter seine Wohnungsmiete anteilig vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchte. Auch hier kommt es auf den Einzelfall an: Hat der Mitarbeiter die Wohnung „sowieso“ oder hat er sich extra für das Büro zu Hause räumlich vergrößert?

In der Praxis ist die einfache Lösung daher nur Theorie. Denn will der Arbeitgeber eine Gesamtlösung für die Zukunft inklusive einer Anordnungsbefugnis, muss er sich über die Frage der Kostenerstattung Klarheit verschaffen.

Lösung mit dem Betriebsrat

Da bei einer Home Office Regelung mannigfaltige Mitbestimmungsrechte bestehen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 1,2,3,6 und 7 BetrVG), wird eine Regelung ohne Betriebsrat ohnehin nur in betriebsratslosen Betrieben in Frage kommen. Bereits an der Vielzahl der potentiell berührten Mitbestimmungsrechte lässt sich erkennen, dass für eine pragmatische Vereinbarung der Betriebsrat oft erst gewonnen werden muss. Häufiger Streitpunkt sind der Arbeits- und Gesundheitsschutz im Home Office, Einschränkungen des Rechts auf Home Office im Einzelfall und Eskalationsmöglichkeiten der Mitarbeiter. Teils hohe Erwartungen bestehen auch im Bereich des Kostenersatzes. Hier sollte dem Betriebsrat ein stimmiges Gesamtkonzept präsentiert werden, bei dem die Arbeitnehmerinteressen angemessen berücksichtigt werden und der Aspekt der Freiwilligkeit soweit als möglich im Vordergrund steht.

Individualrechtliche Lösungen

Ohne Betriebsrat können individuelle Lösungen gefunden werden. Die einfachste wäre hier eine Abbedingung des § 670 BGB im Arbeitsvertrag oder einer individuellen Vereinbarung zum Home Office. Dies ist rechtlich möglich, allerdings sind die Grenzen des § 307 Absatz 1 Satz 2 BGB zu beachten. Im Übrigen bieten sich auch hier Pauschalzahlungen an. Oft kann es bei individuellen Vereinbarungen auch ein Weg sein, dem Mitarbeiter anzubieten, konkrete nachgewiesene und erforderliche Mehrkosten zu erstatten. Viele Mitarbeiter werden dann bei den doch meist geringen Beträgen auf den Aufwand einer Geltendmachung verzichten.

Fazit und Praxistipps

Freiwilliges Home Office ist hinsichtlich der Frage des Aufwendungsersatzes leicht regelbar, aber oft nicht gewollt. Mit dem Betriebsrat lässt sich häufig eine gute Lösung über eine monatliche Pauschale finden. Bei der Diskussion über die Höhe sollte der Arbeitgeber die durch Home Office ersparten Kosten der Mitarbeiter ins Feld führen. Je nachdem, wie beliebt Home Office generell bei den Mitarbeitern ist, kann das Ergebnis durchaus auch sein, dass der Arbeitgeber nur einen geringen Einmalbetrag oder überhaupt nichts bezahlt. Denn letztlich – und das dürfte auch eine Betriebsrat erkennen – ist der Wunsch nach Home Office Möglichkeiten auch bei den Mitarbeitern in den letzten Monaten größer geworden und dient letztlich auch im Falle der einseitigen Anordnung durch den Arbeitgeber dem Gesundheitsschutz der Belegschaft.