Freiwillige Sonderzahlungen zu Weihnachten – 5 Punkte, die Arbeitgeber beachten sollten

Viele Arbeitgeber zahlen ihrer Belegschaft zur Weihnachtszeit ein Weihnachtsgeld – oft auch auf freiwilliger Basis. Mit einer Inflation auf Rekordhoch bietet es sich zum diesjährigen Weihnachtsfest besonders an, sich an den Ausgaben für Geschenke & Co. durch eine freiwillige Sonderzahlung zu beteiligen. Damit die Weihnachtsstimmung im Arbeitgeberlager nicht von arbeitsrechtlichem Disput getrübt wird, zeigt dieser Beitrag fünf Punkte auf, die bei der Zahlung eines freiwilligen Weihnachtsgelds unbedingt zu beachten sind.  

1. Freie Hand bei der Höhe des Weihnachtsgeldes?

Die Höhe eines freiwillig gezahlten Weihnachtsgeldes können Arbeitgeber im ersten Schritt nach Belieben festlegen. Nicht selten wird sich am monatlichen Gehalt orientiert und das Weihnachtsgeld als volles „13. Gehalt“ gezahlt. Freilich sind auch darunter liegende Beträge möglich und üblich.

Im zweiten Schritt ist auf eine rechtmäßige Verteilung unter den Beschäftigten zu achten. Ist ein Betriebsrat gebildet, darf dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG über die Verteilung mitbestimmen. An in Teilzeit tätige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern muss das Weihnachtsgeld etwa nach § 4 Abs. 1 TzBfG zumindest zeitanteilig („pro rata temporis“) gezahlt werden, andernfalls droht eine verbotene Diskriminierung wegen Teilzeit. Vereinfacht dargestellt, sollte ein Arbeitnehmer, der 75% der betriebsüblichen Arbeitszeit arbeitet, daher zumindest ein Weihnachtsgeld in Höhe von 75% des an Vollzeitkräfte gezahlten Weihnachtsgeldes erhalten.

Der hierbei entstehende Verwaltungsaufwand kann eingedämmt werden, in dem ganz oder teilweise auf Pauschalbeträge zurückgegriffen wird. Regelmäßig machen Arbeitgeber hiervon etwa in Bezug auf einzelne Gruppen von Beschäftigten, wie geringfügig Beschäftigte oder Auszubildende, Gebrauch. Bei Pauschalbeträgen ist jedoch besondere Vorsicht geboten, denn auch sie müssen in Bezug auf jeden begünstigten Arbeitnehmer mindestens dem pro rata temporis – Grundsatz genügen. Zudem muss die Aufteilung der Belegschaft in Gruppen, die jeweils einen bestimmten Pauschalbetrag erhalten, sachlich zu rechtfertigen sein.

2. Stolperfalle Gleichbehandlungsgrundsatz

Das Stichwort der sachlichen Rechtfertigung leitet über zum Gebot der Gleichbehandlung. Dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der Verteilung eines Weihnachtsgeldes nicht ungerechtfertigt wegen der in § 1 AGG genannten Gründe (u.a. Geschlecht und Alter) diskriminiert werden dürfen, dürfte allgemein bekannt sein. Aber auch eine versteckt daherkommende mittelbare Diskriminierung gilt es zu vermeiden. Jenseits des AGG diktiert der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz, dass es für Differenzierungen zwischen den Arbeitnehmern oder Gruppen von Arbeitnehmern immer eines sachlichen Grundes bedarf. Typischerweise werden Arbeitgeber mit einem Weihnachtsgeld die Belastung ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch zur Weihnachtszeit erhöhte Konsumausgaben abfedern wollen. Rechtlich unbedenklich dürfte dann etwa eine überproportionale oder gar alleinige Begünstigung der Teile der Belegschaft sein, die von den weihnachtlichen Zusatzausgaben am härtesten getroffen werden (Arbeitnehmer mit Kindern, Alleinerziehende, Arbeitnehmer in den unteren Gehaltsklassen etc.). Wie so häufig liegt der Teufel aber auch hier im Detail. Die gute Nachricht: Da Arbeitgeber es selbst in der Hand haben, welchen Zweck sie mit der Sonderzahlung verfolgen wollen, können sie mit einer vorausschauenden Ausgestaltung auf die Zulässigkeit von Differenzierungen innerhalb der Belegschaft Einfluss nehmen.

3. Freiwillig soll freiwillig bleiben – Verhinderung einer Verpflichtung für die Zukunft

Ein weitsichtig handelnder Arbeitgeber tut gut daran, seine Entscheidungshoheit über die Zahlung eines Weihnachtsgeldes für die Zukunft zu bewahren. Darum sollte er das Entstehen einer betrieblichen Übung vermeiden. Wie das gelingt, bzw. was zu tun ist, wenn eine bestehende betriebliche Übung beseitigt werden soll, haben Kristin Teske und Friederike Welskop im Videobeitrag vom 24. November 2022 erläutert.

4. Keine Auszahlung bei Kündigung? Zulässigkeit von Stichtagsklauseln

Oftmals soll eine Auszahlung des Weihnachtsgeldes nur an Arbeitnehmer erfolgen, die dem Unternehmen erhalten bleiben. Gekündigte Arbeitsverhältnisse und solche, die durch Aufhebungsvertag enden werden, können über sogenannte Stichtagsklauseln wirksam vom Weihnachtsgeld ausgeschlossen werden. Das BAG lässt Stichtagsklauseln inzwischen jedoch nur noch bei Sonderzahlungen zu, mit denen der Arbeitgeber ausschließlich die Betriebstreue seiner Belegschaft honorieren möchte. Soll die Sonderzahlung hingegen auch oder ausschließlich in der Vergangenheit erbrachte Arbeitsleistung vergüten, sind Stichtagsklauseln unwirksam und ein Arbeitnehmer könnte die Zahlung trotz Kündigung verlangen. Auch ein Weihnachtsgeld kann als Zahlung zur Honorierung der Betriebstreue ausgestaltet und demnach mit einer wirksamen Stichtagsklausel versehen werden. Wer dies rechtssicher umsetzen möchte, der sollte die zum Teil recht kleinlichen Vorgaben der Rechtsprechung kennen und beachten. So wurde Arbeitgebern schon wegen der Verwendung gängiger Dankesfloskeln in einem Anschreiben unterstellt, ihre Sonderzahlung könne nicht ausschließlich der Honorierung der Betriebstreue gedient haben.

5. Abgabenfreie Auszahlung als Inflationsausgleichsprämie?

Aktuell besonders relevant ist auch die noch bis zum 31. Dezember 2024 bestehende Möglichkeit, freiwillige Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Nach § 3 Nr. 11 c) EStG können Arbeitgeber Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit einer Inflationsausgleichsprämie von bis zu EUR 3.000 abgabenfrei unterstützen. Da Arbeitgeber den mit einer freiwilligen Sonderzahlung verfolgten Zweck selbst bestimmen können, kann auch ein Weihnachtsgeld als Inflationsausgleichsprämie ausgezahlt werden. Deutlich zu machen ist hierbei, dass die Gewährung der Zahlung im Zusammenhang mit den gestiegenen Preisen steht.

Eine Auszahlung als Inflationsausgleichsprämie ist allerdings nur möglich, wenn die Beschäftigten nicht ohnehin Anspruch auf ein Weihnachtsgeld haben. Ist die Sonderzahlung bereits vertraglich geregelt, muss sie wie üblich versteuert und verbeitragt werden.