Rückzahlung von Fortbildungskosten: ein Dauerbrenner

Die Finanzierung einer Fortbildung durch den Arbeitgeber ist ein profundes Mittel der Mitarbeitergewinnung und -bindung. Doch was, wenn der Mitarbeiter die Abschlussprüfung nicht besteht oder nach erfolgreicher Fortbildung dem Unternehmen den Rücken kehrt? Kann er für diese Fälle vertraglich zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet werden?

Die Übernahme von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber ist häufig eine erhebliche Investition. Nicht selten betragen die Kosten für die Fortbildung eines Arbeitnehmers mehrere zehntausend Euro. Da ist es nur allzu verständlich, dass sich Arbeitgeber absichern wollen, falls sich die Investition nicht auszahlt, weil der Mitarbeiter durch die Abschlussprüfung fällt oder sich nach erfolgreicher Fortbildung beruflich anderweitig orientiert. Regelmäßig erfolgt diese Absicherung durch formularmäßige Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel. Die Rechtsprechung hat eine Vielzahl von Anforderungen entwickelt, denen derartige Vereinbarungen genügen müssen. Eine zentrale Anforderung besteht darin, dass eine Rückzahlung nur dann gefordert werden kann, wenn es der Arbeitnehmer selbst in der Hand hat, den Rückzahlungsfall zu vermeiden.

Eigenkündigung des Mitarbeiters

Einzelvertragliche Vereinbarungen, nach denen sich ein Arbeitnehmer an den Kosten einer arbeitgeberfinanzierten Fortbildung zu beteiligen hat, wenn er vor Ablauf einer bestimmten Bindungsdauer durch Eigenkündigung aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, sind grundsätzlich zulässig. Allerdings muss es der Arbeitnehmer in der Hand haben, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungspflicht zu entgehen. Daher muss die Rückzahlungspflicht für solche Fälle ausgeschlossen werden, in denen sich der Arbeitnehmer durch Gründe in der Sphäre des Arbeitgebers – etwa vertragswidriges Verhalten – zur Eigenkündigung veranlasst oder mitveranlasst sieht (BAG vom 11. Dezember 2018 – 9 AZR 383/18). Doch damit nicht genug: Auch wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ihre Ursache in der Sphäre des Arbeitnehmers hat, weil es ihm aus gesundheitlichen Gründen ohne sein Verschulden dauerhaft nicht möglich ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, kann der Arbeitnehmer nicht zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet werden. Denn anderenfalls wäre er verpflichtet, nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums ohne Gegenleistung des Arbeitgebers an einem sinnentleerten Arbeitsverhältnis festzuhalten, um die Rückzahlungspflicht abzuwenden (BAG vom 1. März 2022 – 9 AZR 260/21). Eine Rückzahlungsklausel muss daher auch Eigenkündigungen aus unverschuldeten personenbedingten Gründen von der Rückzahlungspflicht ausnehmen.

Nichtbestehen der Abschlussprüfung

Und was gilt, wenn der Arbeitnehmer schon die Abschlussprüfung nicht besteht? Ist dies ein Grund in der Sphäre des Arbeitnehmers, der eine Rückzahlungspflicht rechtfertigt? Nach der Rechtsprechung ist es nicht zulässig, die Rückzahlungspflicht schlechthin an das Nichtbestehen der Prüfung zu knüpfen, ohne die Gründe dafür zu betrachten (BAG vom 25. April 2023 – 9 AZR 187/22). Auch hier muss es der Arbeitnehmer in der Hand haben, der Rückzahlungspflicht zu entgehen. Daher kann eine Rückzahlungspflicht für den Fall vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer wegen mangelnder Anspannung seiner geistigen Möglichkeiten durch die Prüfung fällt, z.B. weil er keine hinreichende Prüfungsvorbereitung betrieben hat. Ein Nichtbestehen der Prüfung infolge intellektueller Überforderung löst hingegen keine Rückzahlungspflicht aus (LAG Niedersachsen vom 29. Oktober 2014 – 17 Sa 274/14). Zwar wird es in der Praxis kaum vorkommen, dass ein Arbeitgeber eine Fortbildung finanziert, wenn er den Arbeitnehmer für ungeeignet hält; gleichwohl sollte die Vertragsgestaltung den unterschiedlichen Konstellationen Rechnung tragen.

Fazit

An eine rechtswirksame Gestaltung von Vertragsklauseln über die Rückzahlung von Fortbildungskosten stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen. Dies gilt nicht nur für das Erfordernis, dass es der Arbeitnehmer selbst in der Hand haben muss, die Rückzahlungspflicht durch sein Verhalten zu vermeiden. Danach muss eine Rückzahlungspflicht auch für die Fälle der betriebs- oder personenbedingten Arbeitgeberkündigung ausgeschlossen werden. Auch sonst sind zahlreiche Vorgaben – etwa zur zulässigen Bindungsdauer oder zur Beschränkung der Rückzahlungspflicht auf die tatsächlich angefallenen Fortbildungskosten – zu beachten. Nicht ohne Grund sind formularmäßige Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel ein Dauerbrenner in der arbeitsgerichtlichen Praxis.