Self-Service Portale für Auskunftserteilung: Effizient, aber nicht ohne Risiko

Digitale Self-Service-Lösungen sind längst Standard in der Personalverwaltung. In modernen HRIS-Systemen können Mitarbeitende ihre Stammdaten aktualisieren, Lohnabrechnungen abrufen oder Urlaubsanträge stellen. Diese Funktionen schaffen Transparenz und entlasten die Personalabteilung. Doch Self-Service kann mehr: Er wird zunehmend als Instrument zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftspflichten diskutiert.

Auskunft nach Art. 15 DS-GVO: Self-Service als Lösung?

Auch bei datenschutzrechtlichen Auskunftsansprüchen nach Art. 15 DS-GVO wird über Self-Service-Portale diskutiert. Eine Auskunft über einen sog. Fernzugang ist schon in den Erwägungsgründen der DS-GVO vorgesehen, EG 63 S. 5 DS-GVO. Die Rechtsprechung – zuletzt das OLG Frankfurt in der Entscheidung vom 02.07.2024 – 6 U 41/24 für den Fall eines Twitter Users – erkennt an, dass ein Online-Portal die Anforderungen erfüllen kann, sofern die technischen und organisatorischen Voraussetzungen eingehalten werden.

Wäre dies auch eine Lösung für Arbeitgeber? In der Praxis macht die Arbeitnehmerseite mittlerweile in sehr vielen Fällen einen Auskunftsanspruch nach Art.15 DS-GVO geltend. Je nach Vorgehensweise und nach Strategie gestaltet sich die Beantwortung einer solchen Auskunft für den Arbeitgeber durchaus umfangreich.

Bereits jetzt werden häufig Links zu Self Service Tools für einzelne Dokumente zur Verfügung gestellt, etwa die Gehaltsabrechnungen der letzten Jahre, jährliche Performance Review Dokumente etc.

Die Herausforderung bei der arbeitsrechtlichen Auskunft liegt in der Umsetzung des Anspruchs aus Art. 15 Abs. 3 DS-GVO. Dieser verlangt die Bereitstellung von Kopien der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind und für die Geltendmachung von Rechten unerlässlich sind (vgl. EuGH v. 04.05.2023 – C-487/21 – Österreichische Datenschutzbehörde). Anders als im Verhältnis zum Versicherungsnehmer als Datensubjekt oder dem Website User, werden im Arbeitsverhältnis eine Vielzahl von unstrukturierten Daten produziert, E-Mails, Slack-Nachrichten, schriftliche Arbeitsergebnisse usw. Das macht die automatisierte Beantwortung deutlich schwieriger. Sofern bei der Bereitstellung der Kopien auch E-Mails oder interne Dokumente herausgegeben werden sollen, müssen Rechte Dritter gewahrt bleiben. Das bedeutet: Schwärzungen sind unverzichtbar und eine rein automatisierte Lösung birgt Risiken.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Wichtig ist es bei der Nutzung eines Self Service Tools die erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen einzuhalten. Das sind insbesondere:

• Sichern der Authentifizierung der betroffenen Person (dies ist im Arbeitsrecht eher selten ein Problem)
• Vollständige und verständliche Darstellung der Datenkategorien und Verarbeitungszwecke (ggf. aber nach Schwärzung vertraulicher Informationen, siehe hierzu im Folgenden)
• Protokollierung aller Zugriffe zur Rechenschaftspflicht
• Schutz vor unberechtigtem Zugriff

KI als Unterstützung

KI kann bei der Klassifikation und Schwärzung personenbezogener Daten unterstützen und jedenfalls vorhersehbare und nicht komplexe vertrauliche Informationen finden und schwärzen. Dazu gehören z.B. die Namen von Kollegen in allen denkbaren Abkürzungen. Auch bei Betriebsgeheimnissen oder Zahlen ist eine Suche durch die KI sinnvoll möglich. Schwieriger wird es aus großen Datenmengen alle rechtlichen und taktischen Erwägungen herauszufiltern, auf deren Herausgabe nach Art. 15 Abs. 4 DS-GVO kein genereller Anspruch besteht, auch wenn sie sich auf den Antragsteller beziehen (vgl. zuletzt LAG München, 12.06.2025 – 2 SLa 70/25).

Weitere Auskunftspflichten im Self-Service: Chancen und Grenzen

Self-Service-Portale eignen sich nicht nur für datenschutzrechtliche Auskünfte, sondern auch für weitere Auskunftspflichten des Arbeitgebers – insbesondere dort, wo Informationen auf sicherer Datenbasis vorliegen und der Zugriff für die betroffene Person unkompliziert, etwa per Klick, ermöglicht werden kann. Beispiele sind Auskünfte nach § 4a BetrAVG (betriebliche Altersversorgung) oder die Einsicht in Arbeitszeitkonten. Auch das Einsichtsrecht in die digitale Personalakte nach § 83 BetrVG sowie bestimmte Pflichten aus dem Nachweisgesetz können über Self-Service-Lösungen erfüllt werden. Dabei ist jedoch erneut sicherzustellen, dass keine vertraulichen Informationen oder Daten Dritter – etwa bei Leistungsbeurteilungen durch Dritte – zugänglich gemacht werden. Der Zugriff sollte stets nur temporär, ausschließlich lesend und nach vorheriger Identitätsprüfung gewährt werden.

Auch in dem Verfahren, das vor dem Bundesarbeitsgericht am 23.10.2025 (Az. 8 AZR 300/24, Daimler-Truck, Pressemitteilung) verhandelt wurde, spielte ein internes Entgelt-Dashboard eine zentrale Rolle. Eine Führungskraft konnte dort die Vergütung eines Kollegen einsehen und machte daraufhin einen Anspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz geltend.

Nicht geeignet für Self-Service sind komplexe oder besonders sensible Datensätze, wie etwa Unterlagen aus Compliance-Untersuchungen, interne Berichte oder Ansprüche im Zusammenhang mit dem AGG. Hier bleiben eine individuelle Prüfung und gegebenenfalls persönliche Prüfung erforderlich.

Fazit

Self-Service kann die Auskunftserteilung effizienter gestalten – sowohl im Rahmen von datenschutzrechtlichen Ansprüchen als auch im Rahmen der Entgelttransparenz. Voraussetzung ist jedoch ein durchdachtes Konzept, das technische Sicherheit, rechtliche Vorgaben und organisatorische Prozesse miteinander verbindet. Arbeitgeber sollten prüfen, ob bestehende Systeme erweitert werden können und wie KI-Tools verantwortungsvoll eingebunden werden.