Postdigitalisierung mit Nebenwirkungen: Arbeitgeber verlieren möglicherweise ein wichtiges Beweismittel

Digitalisierung macht viele Prozesse schneller, effizienter und verlässlicher. Aber der Fortschritt bringt nicht nur Vorteile mit sich. Die Umstellung des Einwurf-Einschreibens auf ein digitalisiertes Verfahren hat nun genau das Gegenteil bewirkt: Ein bewährtes Zustellmittel steht vor dem rechtlichen Aus.

In einem aktuellen Urteil (LAG Hamburg vom 14. Juli 2025 – 4 SLa 26/24) ist entschieden worden, dass die moderne Form des Einwurf-Einschreibens keinen Anscheinsbeweis mehr für den Zugang einer Postsendung biete. Damit kippt das Gericht eine langjährige Praxis.

Der Hintergrund: Früher zog der Postbote unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel-off-Label“ von dem Brief ab und klebte es auf den vorbereiteten, auf die konkrete Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach dem Einwurf in den Briefkasten mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe die Zustellung. Bei diesem Ablauf gingen die Gerichte bei Vorlage des Auslieferungsbelegs (siehe dazu auch unseren Blogbeitrag vom 15. Juli 2025) davon aus, dass die Sendung typischerweise in den Briefkasten eingelegt wurde.

Dieser „typische“ Geschehensablauf ist mit der Digitalisierung des Einwurf-Einschreibens entfallen

Im Gegensatz zum früheren Verfahren scannt der Zusteller heute die Sendung mit einem Handscanner ein und unterschreibt den Auslieferungsbeleg digital, bevor er den Brief in den Briefkasten wirft. Nach internen Dienstvorschriften muss sich der Postbote zwar vor dem Einwurf vergewissern, dass der Name des Empfängers mit dem Namen auf dem Briefkasten übereinstimmt, die Einhaltung hängt jedoch stark von der Gewissenhaftigkeit des einzelnen Zustellers ab. Zudem geht aus dem Auslieferungsbeleg nicht hervor, an welcher Adresse und um welche Uhrzeit der Einwurf erfolgte und ob die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingelegt oder doch einer Person übergeben wurde. Aufgrund dieser Lücken genügt dem LAG Hamburg der moderne Auslieferungsbeleg nicht als Beweis für den Zugang.

Was nun?

Angesichts dieser klaren Entscheidung des LAG Hamburg sollten Arbeitgeber ihre internen Prozesse für die Zustellung wichtiger Dokumente vorsorglich anpassen. Verlassen Sie sich bei Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nicht unkritisch auf das moderne Einwurf-Einschreiben. Ohne den traditionellen, händisch unterzeichneten Auslieferungsbeleg droht der vollständige Beweisverlust. Es bleiben daher die folgenden Möglichkeiten, wenn eine persönliche Übergabe am Arbeitsplatz nicht gelingt:

Zustellung durch einen Boten

Beauftragen Sie einen professionellen Kurierdienst oder einen zuverlässigen Mitarbeiter mit der Zustellung. Der Bote muss die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung durchführen oder das Schreiben in den Briefkasten einwerfen und diesen Vorgang schriftlich protokollieren. Das Protokoll sollte Angaben dazu enthalten, um was für einen Briefkasten es sich handelte (Briefschlitz, einzelner Briefkasten oder Briefkastenanlage) und welcher Name auf dem Briefkasten steht. Ferner sollten Datum und Uhrzeit des Einwurfs protokolliert werden. Bei Bedarf kann der Bote später vor Gericht als Zeuge den Zugang beweisen.

Zustellung per Übergabe-Einschreiben

Ein Übergabe-Einschreiben liefert eine Unterschrift des Empfängers und beweist damit den Zugang. Bedenken Sie jedoch, dass der Empfänger die Annahme verweigern kann. Ist der Empfänger nicht zu Hause anzutreffen, muss er die Sendung binnen 7 Tagen bei der Post abholen. Dadurch kann die Zustellung sich verzögern oder scheitern. Deshalb scheidet diese Methode bei der fristgebundenen Zustellung von Kündigungsschreiben meist von vornherein aus.

Zustellung durch den Gerichtsvollzieher

Bei inhaltlich besonders kritischen Schreiben kommt die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher in Betracht. Diese amtliche Zustellung bietet den höchsten Grad an gerichtsfester Dokumentation. Hierbei kommt es mitunter aber zu langen Vorlaufzeiten, sodass diese Art der Zustellung bei eiligen oder fristgebundenen Angelegenheiten ebenfalls meist ausscheidet.

Revision abwarten?

Das LAG Hamburg hat die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen, weil die Frage von grundsätzlicher Bedeutung ist. Bis zu einer Klärung durch das höchste Arbeitsgericht ist jedoch dringend zu empfehlen, auf die sichereren Alternativen umzusteigen.

Fazit

Die Digitalisierung sollte Prozesse vereinfachen, hat aber in diesem Fall zu einer Komplikation der Rechtslage geführt. Wo früher der Auslieferungsbeleg des Einwurf-Einschreibens einen Anscheinsbeweis für die Zustellung bot, kann jetzt nur noch durch ein Übergabe-Einschreiben, einen Boten oder einen Gerichtsvollzieher ein entsprechender Beweis geführt werden. Für Arbeitgeber bedeutet das: Der Aufwand für eine rechtssichere Zustellung steigt wieder.