Was gehört eigentlich in die Personalakte? Datensparsamkeit schützt bei Einsichtsrechten!

Arbeitgeber stehen regelmäßig vor der Frage, wie umfangreich sie die Personalakten ihrer Mitarbeiter führen sollen. Einerseits verlangt das Arbeitsrecht eine ordentliche Dokumentation, andererseits gilt: Je schlanker die Akte, desto geringer das Risiko bei Einsichtsrechten und Datenschutzfragen.

In der Praxis zeigt sich häufig: Personalakten sind überfrachtet. Viele Arbeitgeber sammeln alles – von Feedbackbögen über ärztliche Bescheinigungen bis hin zu informellen HR-Notizen. Das erhöht nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern birgt erhebliche rechtliche Risiken. Je mehr Arbeitgeber ablegen, desto mehr müssen sie später offenlegen – inklusive aller spontanen Notizen, interner Bewertungen oder subjektiver Einschätzungen.

Transparenzpflichten bestimmen den Rahmen

Arbeitnehmer haben umfassende Einsichtsrechte. Bekannt ist den meisten Arbeitgebern Art. 15 DS-GVO, der die Auskunft über alle verarbeiteten personenbezogenen Daten regelt – einschließlich der Inhalte der Personalakte. Daneben bestehen aber noch weitere spezielle Einsichtsrechte, etwa nach:

• 83 Abs.1 1 BetrVG: Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in die Personalakte, auch in Betrieben, in denen kein Betriebsrat gewählt wurde.
• 3 Abs.5 TVöD: Angestellte im öffentlichen Dienst können hiernach vollständige Einsicht in die gesamte Personalakte einschließlich aller Anlagen fordern.
• 29 VwVfG: Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren (oder Beamtendienstverhältnis), diese greift, soweit erforderlich zur Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung.

Alles, was in der Personalakte liegt, muss im Zweifel offengelegt werden (vgl. BAG v. 16.11.2010 – 9 AZR 573/09). Das spricht klar für eine bewusst reduzierte und sauber strukturierte Aktenführung. Arbeitgeber können so gewährleisten, dass die relevanten Informationen vollständig, geordnet und datenschutzkonform vorliegen.

Doch was gehört zwingend in die Personalakte?

Nach ständiger Rechtsprechung gehören nur solche Unterlagen in die Personalakte, welche die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen (BAG v. 07.05.1980 – 4 AZR 214/78).

Dazu zählen insbesondere:

• Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
• Bewerbungsunterlagen (jedenfalls die der eingestellten Person)
• Vergütungsunterlagen (Tarifgruppe, Stufe, Einstufung)
• Abmahnungen
• Darlehen und Pfändungen
• Formelle Beurteilungen und Zeugnisse
• Unterlagen zu Weiterbildungsmaßnahmen

Was gehört nicht hinein – und warum?

In der Praxis wird viel mit Feedbackbögen, Zielvereinbarungen oder informelle Beurteilungen gearbeitet. Hier stellt sich die Frage, ob auch diese Dokumente in die Personalakte gehören. Die Antwort lautet: grundsätzlich ja – solange diese im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Viele Feedbackformate sind jedoch eher Entwicklungsinstrumente. Werden sie in die Personalakte aufgenommen, müssen sie bei Einsicht vollständig offengelegt werden – inklusive subjektiver Einschätzungen. Umfang und Grad der Verschriftlichung wollen daher wohlüberlegt sein.

Informationen aus dem Privatleben des Mitarbeiters gehören nicht in eine Personalakte. Hier droht die Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Mitarbeiters. Gleiches gilt für medizinische Dokumente, wie etwa die Unterlagen des Betriebsarztes. Diese unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht. Ebenso Prozessakten aus einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer sind zwingend nicht in die Personalakte zu nehmen.

Löschfristen begrenzen die Aufbewahrungspflicht – und damit den Umfang etwaiger Herausgabepflichten!

Allgemein gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit aus Art. 5 Abs. 1 c) DS-GVO: Daten sollen auf das notwendige Maß beschränkt werden. Sie sind – nur – solange aufzubewahren, wie sie erforderlich sind, bzw. wie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt. Daraus ergibt sich:

• Arbeitszeitnachweise können nach Ablauf der zweijährigen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden, § 16 Abs. 2 ArbZG
• Unterlagen nach § 29 MuSchG wie Mitteilungen der Arbeitnehmerin oder Gefährdungsbeurteilungen etc. – zwei Jahre nach dem Ende der Beschäftigung
• Unterlagen nach § 17 MiLoG (etwa zu Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit etc.) sind für zwei Jahre aufzubewahren
• Auch Abmahnungen können gelöscht werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis nicht mehr relevant sind. Gelegentlich wird in Betriebsvereinbarungen eine Löschpflicht für Abmahnungen nach Ablauf einiger Jahre vereinbart (vgl. auch BAG v. 19.07.2012 – 2 AZR 782/11, wonach nicht jegliche Abmahnung unbegrenzt in der Personalakte verbleiben darf).

Fazit

Die Personalakte sollte kein Sammelordner für alles sein, was im Arbeitsverhältnis entsteht. Arbeitgeber sind gut beraten, sie bewusst schlank zu halten und auf rechtlich relevante Dokumente zu beschränken. Jede zusätzliche Notiz erhöht den Offenlegungs- und Erklärungsbedarf. Wer konsequent trennt – zwischen rechtlich notwendiger Dokumentation und rein interner HR-Arbeit –, reduziert Risiken, erleichtert Auskunftsverfahren und schafft zugleich mehr Rechtssicherheit.

Dieser Beitrag ist mit freundlicher Unterstützung von Franziska Krauthausen, wissenschaftliche Mitarbeiterin im Berliner Büro, entstanden.