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Internationale Fachkräfte sind für viele Arbeitgeber unverzichtbar. Gleichzeitig ist ihre Beschäftigung mit besonderen aufenthaltsrechtlichen Pflichten für Arbeitgeber verbunden. Läuft der Aufenthaltstitel eines aus einem Drittstaat (nicht EU, EWR oder Schweiz) stammenden Arbeitnehmers aus, drohen Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen. Gleichzeitig trifft Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2026 eine neue Hinweispflicht auf das Beratungsangebot „Faire Integration“. Der Beitrag erläutert die neue Informationspflicht für Arbeitgeber bei der Anwerbung von Drittstaatsangehörigen (§ 45c AufenthG) und ordnet sie in den bestehenden Pflichtenkreis der Arbeitgeber bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen ein.
Prüf- und Dokumentationspflichten
Drittstaatsangehörige benötigen für Aufenthalt und Beschäftigung in der Bundesrepublik regelmäßig einen Aufenthaltstitel. Nach dem Aufenthaltsgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, vor Beginn der Tätigkeit zu prüfen, ob der Drittstaatsangehörige einen gültigen Aufenthaltstitel besitzt, der die konkrete Erwerbstätigkeit erlaubt. Dazu gehört die Kontrolle, ob der Aufenthaltstitel gültig ist und die geplante Art der Beschäftigung gestattet. Der Arbeitgeber muss für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des aktuell gültigen Aufenthaltstitels in elektronischer Form oder in Papierform aufbewahren. Endet die Beschäftigung vor Ablauf des Aufenthaltstitels, muss der Arbeitgeber die zuständige Ausländerbehörde binnen vier Wochen ab Kenntnis der Beendigung informieren, sofern der Aufenthaltstitel für diese Beschäftigung erteilt wurde.
„Faire Integration“: Neue Hinweispflichten seit Januar 2026
Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Arbeitgeber bei der Anwerbung von Arbeitnehmern aus Drittstaaten erweiterte Informationspflichten im Zusammenhang mit dem Beratungsangebot „Faire Integration“. Schließen sie mit Drittstaatsangehörigen mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Ausland einen Arbeitsvertrag zur Tätigkeit in der Bundesrepublik, haben sie diese spätestens am ersten Tag der Tätigkeit in Textform auf die Möglichkeit einer arbeits‑ und sozialrechtlichen Beratung durch „Faire Integration“ hinzuweisen und die aktuellen Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle anzugeben.
„Faire Integration“ ist ein Beratungsangebot für Drittstaatsangehörige und wird seit dem 1. Januar 2026 durchgeführt (geregelt in § 45b AufenthG). Die Pflicht der Arbeitgeber besteht seit dem 1. Januar 2026. Die Hinweispflicht entfällt, sofern die Anwerbung im Wege grenzüberschreitender Vermittlung (geregelt in § 299 SGB III) erfolgt ist und die Informationspflicht bereits durch eine vermittelnde Stelle (z.B. Agentur für Arbeit) erfüllt wurde.
Handlungspflichten bei Auslaufen eines Aufenthaltstitels
Gemäß § 4a Abs. 5 AufenthG darf ein Ausländer nur beschäftigt werden, wenn er einen Aufenthaltstitel besitzt und kein diesbezügliches Verbot oder keine diesbezügliche Beschränkung besteht. Läuft der Aufenthaltstitel aus, darf der betroffene Arbeitnehmer nicht mehr beschäftigt werden. Es besteht ein Beschäftigungsverbot. Im Falle eines Verstoßes drohen dem Arbeitgeber Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen.
Läuft ein Aufenthaltstitel aus und wird eine Verlängerung nicht fristgerecht beantragt, müssen Arbeitgeber handeln. Das Beschäftigungsverbot wirkt sich nicht direkt auf den Bestand des Arbeitsverhältnisses aus, führt jedoch dazu, dass dem Arbeitnehmer die Erbringung der geschuldeten Arbeitsleistung unmöglich wird. Arbeitgeber sollten die betreffenden Arbeitnehmer in einem solchen Fall zunächst von der Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung freistellen, um Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wegen des Beschäftigungsverbots muss der freigestellte Arbeitnehmer nicht bezahlt werden. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitgeber Mitwirkungspflichten verletzt hat (z.B. erforderliche Auskünfte nicht erteilt) oder wenn der erforderliche Aufenthaltstitel lediglich für einen nicht erhebliche Zeitraum fehlt.
Eine rechtskräftige Ablehnung der Erteilung oder Verlängerung des Aufenthaltstitels kann zur ordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses berechtigen. Ist eine rechtskräftige Entscheidung über die Erteilung oder Verlängerung noch nicht ergangen, muss der Arbeitgeber darlegen, dass ihm ein weiteres Abwarten unzumutbar ist. Etwa weil nicht absehbar ist, wann mit der Titelerteilung zu rechnen ist und der Arbeitsplatz ohne erhebliche betriebliche Beeinträchtigungen nicht freigehalten werden kann. Eine außerordentliche Kündigung kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht.
Praxisempfehlungen für Arbeitgeber
Für den richtigen Umgang mit Aufenthaltstiteln von Arbeitnehmern empfiehlt sich Folgendes:
Klare Prozesse im Einstellungsverfahren: Arbeitgeber sollten bei der Einstellung von Drittstaatsangehörigen stets prüfen, ob ein gültiger Aufenthaltstitel vorliegt. Sie sollten eine Kopie des Titels fertigen und aufbewahren. Bei Anwerbung von Arbeitnehmern aus Drittstaaten sollten Arbeitgeber auf die Einrichtung „Faire Integration“ und die Möglichkeit zur Beratung in arbeits- und sozialrechtlichen Fragen hinweisen und die Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle angeben. Es empfiehlt sich, ein entsprechendes Hinweisschreiben als Vertragsanlage beizufügen. Hierzu kann ein Standardschreiben entwickelt werden. Die Erteilung des Hinweises sollten Arbeitgeber sich schriftlich von dem betreffenden Arbeitnehmer bestätigen lassen.
Regelmäßige Überprüfung: Das Ablaufdatum sämtlicher Aufenthaltstitel von Drittstaatsangehörigen sollte systematisch erfasst werden. Diese Daten sollten in regelmäßigen Abständen überprüft werden.
Umgang mit ausgelaufenen Aufenthaltstiteln: Läuft ein Aufenthaltstitel während des laufenden Arbeitsverhältnisses aus kann auch kein neuer erreicht werden, muss der Arbeitgeber den betreffenden Arbeitnehmer freistellen und das Arbeitsverhältnis beenden.
