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Die Entgelttransparenzrichtlinie („ETRL“) verpflichtet Arbeitgeber schon im Bewerbungsverfahren. Fehler haben weitreichende Folgen. Arbeitgeber sollten daher den Ablauf des Bewerbungsverfahrens und insbesondere die geführten Gehaltsverhandlungen standardisiert dokumentieren. Das gilt unabhängig davon, ob der Bewerber eingestellt worden ist oder nicht. Wir zeigen, worauf es ankommt.
Hintergrund: Warum Dokumentation im Bewerbungsverfahren wichtig wird
Die ETRL will typische Ungleichgewichte des Bewerbungsverfahrens zugunsten der Bewerber korrigieren: Bewerber müssen künftig schon vor Beginn des Arbeitsverhältnisses transparente Informationen über das Gehalt erhalten. Diese Informationen sollen Bewerber in die Lage versetzen, fundierte und transparente Verhandlungen über ihr Entgelt zu führen.
Dazu legt Art. 5 ETRL dem Unternehmen einerseits Auskunftspflichten auf. Darüber hinaus verbiete er dem Arbeitgeber, sich nach dem bisherigen Gehalt des Bewerbers zu erkundigen.
Kann der Arbeitgeber nicht beweisen, dass er im Bewerbungsverfahren die Vorgaben der ETRL eingehalten hat, drohen unter anderem Schadensersatzansprüche abgelehnter Bewerber und Bußgelder.
Das bedeutet: Eine vollständige Dokumentation des Bewerbungsverfahrens ist das zentrale Verteidigungsinstrument für Arbeitgeber.
Inhalt der Dokumentation
Die Dokumentation muss Angaben insbesondere zu folgenden Aspekten enthalten:
- welches Einstiegsentgelt für die Stelle vorgesehen war;
- warum ein Bewerber ein bestimmtes Gehalt erhalten hat;
- welche objektiven Kriterien maßgeblich waren (z. B. Erfahrung, Verantwortung, Marktumfeld);
- wann die Vergütungsinformation offengelegt wurde;
- dass keine Fragen zur bisherigen Gehaltsentwicklung gestellt wurden;
- ob der Bewerber ungefragte Angaben zu seiner Gehaltsentwicklung gemacht hat – oder eben nicht.
Das gilt auch – und gerade – bei überdurchschnittlichen Einstiegsgehältern. Sie können zu nicht rechtfertigbaren Vergütungsdifferenzen führen. Ohne entsprechende Dokumentation entstehen Sollbruchstellen im Entgeltgefüge.
Warnsignal für Arbeitgeber: Wenn Dokumentation zu aufwendig erscheint
Viele Unternehmen empfinden die Anforderungen als lästige Bürokratie. Das ist trügerisch. Denn wenn eine saubere Dokumentation praktisch nicht möglich ist, deutet das häufig auf ein tiefer liegendes Problem hin: inkonsistente Einstellungsprozesse oder sogar nicht belastbare Vergütungsstrukturen.
Genau hier sollten Arbeitgeber ansetzen: Von der Analyse bestehender Vergütungssysteme bis zur Einführung praxistauglicher Dokumentationsprozesse.
Praxishinweis: Prozesse prüfen – und anpassen
Arbeitgeber sollten sich spätestens jetzt fragen:
- Wie dokumentieren wir Bewerbungsprozesse bislang?
- Ist unser Bewerbungsprozess standardisiert genug, um überhaupt hinreichend dokumentiert zu werden?
- Können wir Gehaltsentscheidungen objektiv erklären – auch Jahre später?
- Wissen unsere Führungskräfte und HR‑Teams, was sie im Bewerbungsverfahren fragen dürfen und was nicht?
Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern ein zentrale Element zum Schutz vor Haftung.
