Drei Monate, zwei Stufen, ein Fehler – und der Anspruch ist weg: Arbeitsvertragliche Ausschlussfristen

Viele arbeitsrechtliche Ansprüche scheitern nicht an ihrer Berechtigung, sondern am Zeitpunkt ihrer Geltendmachung. Wer zu lange wartet, verliert – und zwar endgültig. Grund hierfür sind vertragliche Ausschlussfristen. Sie bezwecken, Arbeitgeber und Arbeitnehmer innerhalb kurzer Zeit Rechtssicherheit darüber zu verschaffen, welche Ansprüche noch durchsetzbar sind.

Gleichzeitig sind Ausschlussfristen besonders fehleranfällig. Bereits kleine Formulierungsfehler können dazu führen, dass eine Klausel insgesamt unwirksam ist und stattdessen nur die gesetzlichen Verjährungsfristen greifen. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung hat in den vergangenen Jahren die Anforderungen an wirksame Ausschlussklauseln stetig verschärft – insbesondere im Hinblick auf die Frage, welche Ansprüche erfasst sein dürfen.

Dass nicht nur die Vertragsgestaltung, sondern auch die praktische Handhabung erhebliche Risiken birgt, zeigt eine aktuelle Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg. Das Gericht befasste sich mit der Frage, wann eine gerichtliche Geltendmachung tatsächlich geeignet ist, eine zweistufige Ausschlussfrist zu wahren – und kommt zu dem Ergebnis, dass eine unzulässige Klage hierfür gerade nicht ausreicht. Die Entscheidung verdeutlicht eindrucksvoll, welch hohe Sorgfalt der Umgang mit Ausschlussfristen erfordert.

Anspruch mit Ablaufdatum

Ausschlussfristen gehören seit Jahren zum Einmaleins der Arbeitsvertragsgestaltung. Sie regeln, innerhalb welcher Zeit Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden können. Wird eine Ausschlussfrist versäumt, erlischt der Anspruch endgültig. Typischerweise erfassen solche Klauseln sämtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis – und zwar auf beiden Seiten. Erfasst sind also nicht nur Ansprüche des Arbeitnehmers, sondern auch solche des Arbeitgebers. Der häufigste Anwendungsfall in der Praxis ist hierbei der Anspruch auf Rückzahlung überzahlter Vergütung.

Vorsicht bei der Vertragsgestaltung

Die Ausschlussfrist muss so ausgestaltet sein, dass der Anspruchsinhaber ausreichend Gelegenheit hat, seinen Anspruch zu prüfen und geltend zu machen. Dafür ist nach ständiger Rechtsprechung eine Mindestfrist von drei Monaten angesetzt. Ferner darf seit dem 1.10.2016 für die Geltendmachung keine strengere Form als die Textform verlangt werden.

Zu beachten ist zudem, dass Ausschlussfristen bestimmten inhaltlichen Grenzen unterliegen. Für die Wirksamkeit einer Ausschlussfrist müssen daher bestimmte Ansprüche ausgeschlossen werden. Die höchstrichterliche Rechtsprechung hat insbesondere folgende Ausnahmen gebildet, die es zu beachten gilt:

• Mindestlohn

Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn dürfen nicht ausgeschlossen werden. Wurde dieser nicht ausdrücklich ausgenommen, ist die Klausel insgesamt nichtig.

• Vorsätzliche Pflichtverletzung

Gleiches gilt für die Haftung wegen Vorsatzes. Eine Erleichterung der Verjährung bei Vorsatzhaftung ist kraft Gesetzes untersagt. Dies wendet das BAG auch auf Ausschlussfristen an, sodass Ansprüche wegen vorsätzlicher Pflichtverletzung ausdrücklich ausgenommen werden müssen.

• Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit

Werden Ansprüche, die aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit resultieren, nicht von der Ausschlussfrist ausgenommen, bleibt die Klausel nach der aktuellen Rechtsprechung des BAG wirksam.

Die Auffassung des BAG ist in Literatur und Rechtsprechung umstritten, weshalb die Ausnahme der Ansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit zwar nicht zwingend, aber dennoch empfehlenswert ist.

Zweistufige Ausschlussfristen

Typischerweise sind Ausschlussfristen zweistufig ausgestaltet:

1. Außergerichtliche Geltendmachung: Zunächst ist der Anspruch gegenüber dem Anspruchsgegner – in Textform innerhalb von mindestens drei Monaten – geltend zu machen.
2. Gerichtliche Geltendmachung: Wird der Anspruch zurückgewiesen oder ignoriert, muss er zur Einhaltung der zweiten Stufe – innerhalb von mindestens drei weiteren Monaten – eingeklagt werden.

Zweistufige Ausschlussfristen dienen dazu, Ansprüche zunächst außergerichtlich sichtbar zu machen und anschließend, wenn keine Einigung erfolgt, zeitnah einer gerichtlichen Klärung zuzuführen.

LAG Baden-Württemberg: Wenn die Klage nicht genügt

Dass es auch auf der zweiten Stufe Tücken gibt, zeigt eine aktuelle Entscheidung des LAG Baden-Württemberg (4 Sa 41/25):

Der Sachverhalt

Dem Urteil lag ein Streit über die Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts zugrunde. Nach Ausspruch einer fristlosen Kündigung zahlte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer versehentlich noch das volle Monatsgehalt einschließlich Zuschüssen aus. Ursache war ein bereits vor der Kündigung angestoßener Abrechnungsprozess über einen externen Steuerberater.

Der Arbeitsvertrag enthielt eine zweistufige Ausschlussfristenklausel mit jeweils dreimonatiger Frist. Der Arbeitgeber machte seinen Rückzahlungsanspruch zunächst im laufenden Kündigungsschutzprozess per Widerklage geltend. Diese Widerklage wurde jedoch als unzulässig abgewiesen. Gegen diese Entscheidung legte der Arbeitgeber keine Berufung ein und erhob auch nicht zeitnah eine neue Klage. Erst nach 13 Monaten versuchte er erneut, den Anspruch gerichtlich durchzusetzen.

Die Entscheidung im Überblick

Das LAG Baden-Württemberg erkannte zunächst, dass der Arbeitgeber mit der Erhebung der Widerklage innerhalb der Dreimonatsfrist zwar die erste Stufe der Ausschlussfristen eingehalten hat, nicht jedoch die zweite Stufe. Zwar kann – so das Gericht – eine Klageerhebung grundsätzlich geeignet sein, eine Ausschlussfrist zu wahren. Dies gilt aber nur dann, wenn die Klage auch zu einer materiellen Prüfung des Anspruchs führen kann. Eine unzulässige Klage entfaltet diese Wirkung nicht.

Wird eine solche Klage rechtskräftig als unzulässig abgewiesen, muss der Anspruchsteller demnach entweder Berufung einlegen oder zeitnah erneut eine zulässige Klage erheben. Bleibt dies aus, läuft die Ausschlussfrist weiter – mit der Folge, dass der Anspruch verfällt. Dies ist auf den Sinn und Zweck der Ausschlussfristen zurückzuführen: Während der Anspruchsteller dazu aufgefordert werden soll, die Erfolgsaussichten seiner Ansprüche zu prüfen, kann sich der Anspruchsgegner auf noch offene Rechnungen rechtzeitig einstellen, Beweise sichern und ggf. Rücklagen bilden. Der Beklagte muss nach einer solch langen Zeit nicht mehr damit rechnen, dass etwaige Ansprüche geltend gemacht werden, sodass er zu schützen ist. Das LAG Baden-Württemberg stellte damit klar, dass Ausschlussfristen nicht allein durch „irgendeine“ gerichtliche Geltendmachung gewahrt werden, sondern nur durch solche, die auf eine Sachentscheidung angelegt sind.

Die Revision ist zugelassen. Es bleibt daher abzuwarten, ob sich das BAG der Auffassung des LAG Baden-Württemberg anschließen wird.

Praxisempfehlung

Die Entscheidung des LAG Baden-Württemberg verdeutlicht einmal mehr, dass Ausschlussfristen nicht nur sorgfältig formuliert, sondern auch prozessual präzise gehandhabt werden müssen.

Arbeitgeber sollten bestehende Vertragsklauseln regelmäßig auf ihre Aktualität und Wirksamkeit überprüfen – insbesondere mit Blick auf ausgenommene Ansprüche und die Anforderungen an Form und Fristen.

Ebenso wichtig ist die fristgerechte Einhaltung beider Stufen. Wer zu lange wartet oder die geforderte Form missachtet, riskiert den endgültigen Verlust seines Anspruchs. Insbesondere gilt: Wird eine Klage als unzulässig abgewiesen, sollte schnellstmöglich nachgebessert werden. Andernfalls droht der Verfall des Anspruchs.