Mitarbeiterinterviews im Rahmen von Compliance-Untersuchungen: Die häufigsten Fragen aus Arbeitgebersicht

Wenn in Unternehmen ein Verdacht auf Compliance-Verstöße oder schwerwiegende Pflichtverletzungen eines Mitarbeiters aufkommt, führt an Mitarbeiterinterviews oft kein Weg vorbei. Dokumente, E-Mails und Chatverläufe können zwar wichtige Hinweise liefern – vollumfänglich aufklären lässt sich der Sachverhalt jedoch in der Regel erst dann, wenn Zeugen, Hinweisgeber oder betroffene Arbeitnehmer ihre Sicht schildern. In dem folgenden Beitrag geht es um die wichtigsten Fragen aus der Unternehmenspraxis: Wann müssen Mitarbeiter zu Interviews erscheinen, was gilt im Krankheitsfall und wer sollte auf Arbeitgeberseite an Mitarbeiterinterviews teilnehmen.

Auch wenn es für Mitarbeiterinterviews keinen eigenen Paragraphen im deutschen Arbeitsrecht gibt, gilt hier keineswegs ein rechtsfreier Raum. Im Gegenteil: Bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterinterviews müssen Rechtsgrundsätze verschiedener Rechtsbereiche beachtet werden – vom Weisungsrecht des Arbeitgebers über Datenschutz und Betriebsverfassungsrecht bis hin zu den konkreten Anforderungen, die die Rechtsprechung an Mitarbeiterinterviews und Verdachtsanhörungen stellt. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiterinterviews sauber vorzubereiten und typische Fehler zu vermeiden.

Teilnahme an Mitarbeiterinterviews: Muss der Arbeitnehmer erscheinen und aussagen?

Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, bei der Sachverhaltsaufklärung etwaiger Compliance- oder Pflichtverstöße aktiv mitzuwirken und mögliche Schäden für den Arbeitgeber abzuwenden. Dies ergibt sich insbesondere aus ihrer arbeitsvertraglichen Loyalitätspflicht gegenüber dem Arbeitgeber. Arbeitnehmer sind mithin auch verpflichtet, an Mitarbeiterinterviews teilzunehmen und ihr Wissen über relevante Vorgänge im Rahmen der Compliance-Untersuchung mit dem Arbeitgeber zu teilen. Dies gilt jedenfalls solange und soweit das Mitarbeiterinterview der reinen Sachverhaltsermittlung bzw. -aufklärung dient.

Ist der Sachverhalt ausermittelt und stehen konkrete Verdachtsmomente gegen einen Arbeitnehmer im Raum, zu denen dieser – auch zur Vorbereitung einer möglichen (Verdachts-)Kündigung – angehört werden soll (sog. Verdachtsanhörung), obliegt es dem betreffenden Arbeitnehmer zu entscheiden, ob er an der Verdachtsanhörung teilnehmen und zu den ihn belastenden Verdachtsmomenten Stellung nehmen bzw. diese ausräumen will. Zwingen kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer hierzu nicht. Weigert sich der betroffene Arbeitnehmer, sind die im Raum stehenden Vorwürfe vielmehr ohne seine Sicht der Dinge und Stellungnahme rechtlich zu bewerten. Auf diese Konsequenz sollte der Arbeitnehmer bereits in der Einladung zur Verdachtsanhörung hingewiesen werden.

Krankschreibung des Arbeitnehmers: Darf trotzdem interviewt werden?

Ein besonders häufiger Praxisfall: Kaum wird bekannt, dass eine interne Untersuchung läuft, oder ist die Einladung zum Mitarbeiterinterview versendet, meldet sich der betroffene Arbeitnehmer arbeitsunfähig. Dann stellt sich unmittelbar die Frage, ob die Pflicht zur Teilnahme an dem Mitarbeiterinterview weiterhin besteht.

Auch diese Frage ist im Regelfall mit „Ja“ zu beantworten, sofern die Aufklärung des Sachverhalts einen dringenden betrieblichen Anlass darstellt und keinen Aufschub duldet. Diese rechtlichen Voraussetzungen werden regelmäßig bei Durchführung einer internen Untersuchung erfüllt sein: Entweder allein aufgrund der Schwere der in Rede stehenden Compliance- oder Pflichtverstöße oder weil ohne kurzfristige Informationen erhebliche Schäden zu befürchten sind, Daten verloren zu gehen drohen oder fristgebundene Entscheidungen vorbereitet werden müssen.

Eine bestehende Arbeitsunfähigkeit stellt nur dann einen validen Verhinderungsgrund dar, wenn der Grund für die Arbeitsunfähigkeit auch tatsächlich die Fähigkeit zur Aussage des Arbeitnehmers beeinträchtigt oder unmöglich macht. Ein gebrochenes Handgelenk eines Monteurs mag die Erbringung der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers unmöglich machen, führt aber nicht automatisch dazu, dass eine Teilnahme des Arbeitnehmers an einem Mitarbeiterinterview unzumutbar wäre. Je nach Grund der Arbeitsunfähigkeit kann – und sollte im Einzelfall – alternativ zur persönlichen Anhörung auch die Teilnahme via Videokonferenz oder die schriftliche Beantwortung der Fragen angeboten werden.

Denn im Rahmen von Compliance-Untersuchungen ist – trotz bestehender Arbeitsunfähigkeit – regelmäßig Eile geboten: Die Rechtsprechung stellt mit Blick auf die zweiwöchige Kündigungserklärungsfrist des § 626 Abs. 2 BGB für außerordentliche Kündigungen hohe Anforderungen an Arbeitgeber (vgl. BAG, Urteil vom 11. Juni 2020 – 2 AZR 442/19). Arbeitgeber dürfen auch im Fall der Erkrankung eines Arbeitnehmers, nicht beliebig lang zuwarten, bis sie versuchen, mit diesem auch während der Arbeitsunfähigkeit die erforderliche Sachverhaltsaufklärung bzw. Verdachtsanhörung durchzuführen. Sie sind vielmehr gehalten, mit dem Arbeitnehmer Kontakt aufzunehmen, um zu klären, ob dieser gesundheitlich in der Lage ist, an der gebotenen Sachverhaltsaufklärung mitzuwirken. Diese Anfrage sollte der Arbeitgeber mit einer kurzen Erklärungsfrist verbinden. Teilt der Arbeitnehmer mit, er könne sich wegen einer Erkrankung nicht, auch nicht schriftlich äußern, so kann der Ablauf der Zwei-Wochen-Frist gehemmt werden. Umgekehrt kann für den Arbeitgeber, abhängig von den Umständen des Einzelfalls, eine weitere Verzögerung auch unzumutbar sein, sodass er vor Ausspruch einer Verdachtskündigung von einem weiteren Zuwarten absehen kann. Diese Abwägung ist für Arbeitgeber oft nicht einfach, sodass spätestens hier die Hinzuziehung arbeitsrechtlicher Expertise dringend zu empfehlen ist.

Wer sollte auf Arbeitgeberseite an den Mitarbeiterinterviews teilnehmen?

Auf Seiten des Arbeitgebers sollten mindestens zwei Personen an Mitarbeiterinterviews teilnehmen, wobei eine Person sich auf das Stellen der Fragen und eine Person auf das Anfertigen eines Wortprotokolls fokussieren sollte.

Bei der Auswahl der Personen sollten folgende Punkte beachtet werden:

• In der Regel ist es sinnvoll, dass zum einen die Person, die die Compliance-Untersuchung intern leitet (oft Personal- oder Compliance-Abteilung), sowie eine Person mit der nötigen Fachkompetenz (je nach aufzuklärendem Sachverhalt) unternehmensseitig an den Mitarbeiterinterviews teilnehmen. Sind mehrere Mitarbeiterinterviews durchzuführen, empfiehlt sich jeweils dieselbe Besetzung auf Arbeitgeberseite, um etwaige Widersprüche einzelner Aussagen direkt gegenüber den betreffenden Arbeitnehmern adressieren zu können.
• Bei den Personen sollte es sich nicht um Organe der Arbeitgebergesellschaft, z.B. Geschäftsführer oder Vorstände des Unternehmens, handeln. Diese könnten bei einem möglichen späteren Streit über den Inhalt einzelner Mitarbeiterinterviews vor Gericht (beispielsweise in einem Kündigungsschutzverfahren gekündigter Arbeitnehmer) nicht als Zeugen fungieren.
• Mit Blick auf die zweiwöchige Kündigungserklärungsfrist des § 626 Abs. 2 BGB sollte es sich bei den Personen zudem nicht um (allein) Kündigungsberechtigte des Unternehmens handeln. Die Kündigungserklärungsfrist beginnt grundsätzlich erst dann zu laufen, wenn der/die Kündigungsberechtigte(n) von den zur Kündigung berechtigenden Umständen vollständig Kenntnis erlangt bzw. erlangen. Um die Hemmung des Fristablaufs während der Compliance-Untersuchung nicht zu gefährden, sollten der/die Kündigungsberechtigte(n) möglichst erst informiert werden, wenn der Sachverhalt vollständig ausermittelt wurde und die Entscheidung über den Ausspruch einer Kündigung ansteht.

Um eine objektive Aufklärung und rechtssichere Dokumentation etwaiger Compliance-Verstöße zu gewährleisten, ist es in der Regel jedoch empfehlenswert, eine externe Rechtsanwaltskanzlei mit der Durchführung der internen Untersuchung und der erforderlichen Mitarbeiterinterviews bzw. Verdachtsanhörungen zu betrauen. Wir von KLIEMT.Arbeitsrecht unterstützen Sie hierbei gerne und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung.

Für weitere Fragen im Zusammenhang mit Mitarbeiterinterviews, wie etwa „Mit welchem Sachverhalt muss der Mitarbeiter konfrontiert werden?“ und „Darf der Mitarbeiter einen Rechtsanwalt hinzuziehen?“, lesen Sie auch unseren Blogbeitrag Mitarbeiterinterviews bei Internal Investigations – compliant?.