Zwischenzeugnis: Ablehnen oder erfüllen?

Arbeitnehmer verlangen häufig ein Zwischenzeugnis, etwa bei einem Wechsel der Vorgesetzten, einer Umstrukturierung oder einer beruflichen Neuorientierung. Für Arbeitgeber ist die Anfrage mehr als eine administrative Routine. Zeitpunkt und Inhalt eines Zwischenzeugnisses können spätere Auseinandersetzungen über Zeugnisbewertungen und das Abschlusszeugnis beeinflussen. Für HR-Verantwortliche kommt es deshalb auf eine sorgfältige Prüfung an. Wir zeigen, wann Unternehmen eine Anfrage ernst nehmen und wie sie rechtssicher reagieren sollten.

Kein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch – aber ein Anspruch kann dennoch bestehen

• 109 GewO regelt den Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Arbeitnehmer können danach ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, das sich auch auf Leistung und Verhalten erstreckt. Für das laufende Arbeitsverhältnis enthält die Vorschrift dagegen keine ausdrückliche Regelung zum Zwischenzeugnis.

Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt. Soweit keine tarifvertraglichen, betrieblichen oder arbeitsvertraglichen Regelungen bestehen, kann er sich nach der Rechtsprechung aber als arbeitsvertragliche Nebenpflicht aus der Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB in Verbindung mit dem Grundsatz von Treu und Glauben nach § 242 BGB ergeben. Voraussetzung ist ein berechtigtes arbeitsbezogenes Interesse bzw. ein triftiger Grund. Ob ein solcher Grund besteht, ist anhand der Umstände des Einzelfalls zu beurteilen.

Wann liegt ein triftiger Grund vor?

Ein triftiger Grund liegt vor, wenn der Wunsch nach einem Zwischenzeugnis bei verständiger Betrachtung berechtigt erscheint und das Zeugnis geeignet ist, den angestrebten Zweck zu fördern. Die Prüfung darf nicht schematisch erfolgen; entscheidend sind stets die konkreten Umstände des Einzelfalls. Typische Beispiele sind ein Wechsel der unmittelbaren Vorgesetzten, eine Versetzung, eine wesentliche Änderung des Aufgabenbereichs, ein Betriebsübergang oder eine längere Abwesenheit, etwa wegen Elternzeit. Diese Sachverhalte begründen keinen automatischen Anspruch. Sie können aber ein berechtigtes Interesse an einer zeitnahen und verlässlichen Dokumentation von Leistung und Verhalten begründen.

Berufliche Neuorientierung als Anlass

Auch die nachvollziehbar erklärte Absicht, sich intern oder extern beruflich neu zu orientieren, kann einen triftigen Grund darstellen. Das hat jüngst das LAG Köln entschieden (Urteil vom 4. März 2026 – 5 SLa 495/25, die Revision wurde allerdings zugelassen). Hier hatte ein Arbeitnehmer nach mehrjähriger Beschäftigung ein qualifiziertes Zwischenzeugnis zur Vorbereitung einer beruflichen Neuorientierung verlangt. Nach dem LAG Köln muss der Arbeitnehmer hierfür nicht bereits konkrete Bewerbungen oder Bewerbungsunterlagen vorlegen. Er muss jedoch nachvollziehbar die Umstände darlegen, aus denen sich sein berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis ergibt.

Pauschales Bestreiten schafft Prozessrisiken

Arbeitgeber sollten Anträge auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses nicht allein mit dem Hinweis zurückweisen, ein gesetzlicher Anspruch bestehe nicht. Ebenso reicht es nach der Entscheidung des LAG Köln regelmäßig nicht aus, eine erklärte Bewerbungsabsicht lediglich „mit Nichtwissen“ zu bestreiten. Erst konkrete Umstände, die Zweifel an dem genannten Anlass begründen, können einen weitergehenden Vortrag des Arbeitnehmers erforderlich machen.

Ein vollständig anlassloses Verlangen eines Zwischenzeugnisses muss allerdings nicht ohne Weiteres erfüllt werden. Auch ein kurz nach Erteilung eines Zwischenzeugnisses erneut gestelltes Verlangen kann ohne neuen konkreten Anlass unbegründet sein. Entscheidend bleibt, ob ein berechtigtes arbeitsbezogenes Interesse an einer aktualisierten Dokumentation besteht.

Das größere Risiko liegt häufig im Zeugnisinhalt

Die Prüfung des Anspruchs ist nur der erste Schritt. Besonderes Augenmerk ist auch auf den Inhalt zu legen. Ein vorschnell erstelltes Zwischenzeugnis kann spätere Konflikte über die Bewertung von Leistung, Verhalten, über Abmahnungen oder das Abschlusszeugnis prägen. So kommt einem zuvor erteilten Zwischenzeugnis regelmäßig eine erhebliche Indizwirkung für das spätere Endzeugnis zu, soweit keine nachträglich eingetretenen oder bekannt gewordenen Umstände eine andere Bewertung rechtfertigen.

Gerade bei Führungskräften, in Restrukturierungsphasen oder bei bereits angespannten Arbeitsverhältnissen ist deshalb eine sorgfältige Vorbereitung wichtig. Vor der Ausstellung des Zwischenzeugnisses sollte geklärt werden, welche Tätigkeiten, Leistungen und Verhaltensaspekte sich tatsächlich belastbar beurteilen lassen.

Praxishinweis

Unternehmen sollten Anfragen zum Zwischenzeugnis zentral und strukturiert bearbeiten und dabei insbesondere Folgendes beachten:

1. Anlass dokumentieren,
2. bisherige Zeugnisse prüfen,
3. Führungskräfte einbinden und
4. den Entwurf vor Freigabe auf Konsistenz mit Personalakte und bisherigen Bewertungen kontrollieren.

Eine pauschale Ablehnung ist selten die beste Lösung; eine ungeprüfte Erteilung aber ebenfalls nicht. Wer den Anspruch sorgfältig prüft und den Zeugnisinhalt frühzeitig absichert, reduziert Prozessrisiken und wahrt die eigene Gestaltungshoheit bei späteren Personalmaßnahmen.