Mehrurlaub, mehr Hinweispflichten? Was Arbeitgeber jetzt prüfen sollten

In vielen Bundesländern ist die Sommerferienzeit bereits vorbei oder nähert sich ihrem Ende. Viele Beschäftigte kehren an den Arbeitsplatz zurück – und für HR ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die noch offenen Urlaubskonten zu prüfen. Wer erst kurz vor dem Jahreswechsel aktiv wird, riskiert, dass Beschäftigte ihren Urlaub nicht mehr rechtzeitig nehmen können.

Dabei stellt sich eine oft unterschätzte Frage: Muss der Arbeitgeber nur beim gesetzlichen Mindesturlaub zur Urlaubsnahme auffordern und vor einem möglichen Verfall warnen? Oder gilt dies auch für tariflichen und arbeitsvertraglichen Mehrurlaub?

Die Antwort hängt maßgeblich von der jeweiligen Vertrags- oder Tarifgestaltung ab. Fehlt ein klar erkennbares eigenständiges Verfallsregime für den Mehrurlaub, kann auch der zusätzliche Urlaub regelmäßig nicht ohne vorherige Aufforderung und Verfallsbelehrung verfallen.

Gesetzlicher Urlaub: Ohne Hinweis grundsätzlich kein Verfall

Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt nicht allein deshalb, weil das Kalenderjahr endet. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret und transparent in die Lage versetzen, seinen Urlaub tatsächlich zu nehmen.

Dazu muss er ihn – erforderlichenfalls förmlich – zur Urlaubsnahme auffordern und klar sowie rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub am Ende des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er nicht beantragt wird (BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16).

Ein allgemeiner Hinweis in einer Richtlinie, im Arbeitsvertrag oder im Intranet genügt hierfür regelmäßig nicht. Das Schreiben sollte insbesondere:

• die konkret noch offenen Urlaubstage benennen,
• den Arbeitnehmer zur rechtzeitigen Beantragung auffordern und
• die Folge eines möglichen Verfalls eindeutig benennen.

Erfüllt der Arbeitgeber diese Mitwirkungsobliegenheiten nicht, bleibt der Urlaub grundsätzlich bestehen. Die offenen Tage können sich zu den Ansprüchen des Folgejahres addieren. Das schafft Risiken insbesondere bei Urlaubsabgeltung, Rückstellungen und Kapazitätsplanung.

Mehr Urlaub, weniger Klarheit: Was gilt für zusätzliche Tage?

Gesetzlicher Mindesturlaub und zusätzlicher Urlaub müssen rechtlich nicht zwingend gleichbehandelt werden. Für tariflichen oder arbeitsvertraglichen Mehrurlaub können die Parteien grundsätzlich eigene Regeln zu Übertragung, Verfall, Geltendmachung und Abgeltung vereinbaren.

Eine bloße Gesamtzusage wie „30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr“ schafft allerdings noch keine zwei rechtlich getrennten Urlaubssysteme. Fehlt ein klarer Anhaltspunkt dafür, dass der Mehrurlaub abweichend behandelt werden soll, liegt ein Gleichlauf mit dem gesetzlichen Mindesturlaub nahe.

Das kann bedeuten: Die vom BAG entwickelten Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten gelten dann grundsätzlich auch für die zusätzlichen Urlaubstage. Wer in seinem jährlichen Hinweisschreiben lediglich auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche abstellt, kann sich bezüglich der übrigen Urlaubstage nicht ohne Weiteres auf deren Verfall berufen.

Dieser Gleichlauf kann sogar die Verjährung erfassen: Fehlt eine abweichende vertragliche Regelung, beginnt auch die Verjährungsfrist für den arbeitsvertraglichen Mehrurlaub grundsätzlich erst, wenn der Arbeitgeber seinen Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist (BAG, Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20).

Die Ausnahme: Ein eigenes Verfallsregime für den Mehrurlaub

Anders kann es liegen, wenn der Mehrurlaub einem eigenständigen Fristen- und Verfallsregime unterliegt. Das BAG hat dies insbesondere für tariflichen Mehrurlaub anerkannt.

In einer Entscheidung vom 25. Juli 2023 stritten die Parteien über zehn tarifliche Mehrurlaubstage. Der einschlägige Tarifvertrag sah vor, dass der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres gewährt werden müsse und verfalle, wenn er bis dahin nicht geltend gemacht werde. Der Arbeitnehmer hatte den tariflichen Mehrurlaub nicht fristgerecht geltend gemacht. Das BAG sah die zusätzlichen Urlaubstage deshalb als verfallen an – obwohl der Arbeitgeber zuvor nicht zur Urlaubsnahme aufgefordert und nicht vor dem Verfall gewarnt hatte (BAG, Urteil vom 25.07.2023 – 9 AZR 285/22).

Entscheidend war dabei nicht allein der abweichende Stichtag. Maßgeblich war die tarifliche Gesamtregelung: Sie behandelte den Mehrurlaub erkennbar eigenständig und wies dem Arbeitnehmer die Verantwortung für dessen fristgerechte Geltendmachung zu.

Aber Vorsicht: Ein abweichender Stichtag genügt nicht

Ein eigenständiges Mehrurlaubsregime setzt mehr voraus als eine abweichende Frist. Für eine wirksame Abgrenzung sprechen insbesondere:

• eine ausdrückliche Trennung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und Mehrurlaub;
• eigene Übertragungs- und Verfallsfristen für den Mehrurlaub;
• eine klare Geltendmachungslast des Arbeitnehmers;
• eine eindeutige Regelung, dass der Mehrurlaub unter den vereinbarten Voraussetzungen ohne vorherige Arbeitgeberaufforderung verfällt; und
• eine insgesamt transparente und widerspruchsfreie Regelung.

Ein abweichender Stichtag allein kann dagegen zu wenig sein. Gerade in formularmäßigen Arbeitsverträgen muss für den Arbeitnehmer klar erkennbar sein, dass die zusätzlichen Urlaubstage einem anderen System folgen sollen. Unklare Klauseln erhöhen das Risiko, dass Gerichte einen Gleichlauf mit dem gesetzlichen Urlaub annehmen.

Auch bei Tarifverträgen endet die Prüfung daher nicht mit dem Auffinden einer Verfallsfrist. Entscheidend bleibt, ob die tarifliche Regelung dem Arbeitnehmer erkennbar die Verantwortung für die rechtzeitige Inanspruchnahme des Mehrurlaubs zuweist.

Drei To-dos für HR und Legal

1.Urlaubsregelungen systematisch prüfen

• Entscheidend ist nicht allein, wie viele Urlaubstage gewährt werden. Zu prüfen ist vor allem, welchen Regeln die einzelnen Urlaubstage folgen. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Urlaubsrichtlinie und gelebte Verwaltungspraxis sollten gemeinsam daraufhin überprüft werden, ob gesetzlicher Mindesturlaub und Mehrurlaub tatsächlich getrennt behandelt werden.

2.Im Zweifel alle offenen Urlaubstage adressieren

• Solange kein belastbares eigenständiges Mehrurlaubsregime besteht, sollte das jährliche Hinweisschreiben sämtliche offenen Urlaubstage umfassen – gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche.
• Eine getrennte Ausweisung von Mindest- und Mehrurlaub schafft Transparenz und verbessert die Nachweisbarkeit, falls später über Verfall oder Abgeltung gestritten wird. Auch Zugang und Inhalt des Hinweisschreibens sollten dokumentiert werden.

3.Sonderregeln klar gestalten und konsequent umsetzen

• Wer Mehrurlaub abweichend behandeln möchte, sollte Mindest- und Mehrurlaub ausdrücklich trennen, ein eigenständiges Fristenmodell festlegen sowie Geltendmachungs- und Verfallsfolgen eindeutig regeln.
• Diese Vertragsgestaltung muss sich anschließend auch in Urlaubskonten, HR-Systemen und internen Prozessen widerspiegeln. Ein rechtlich sauberes Sonderregime hilft wenig, wenn in der tatsächlichen Verwaltung weiterhin alle Urlaubstage unterschiedslos behandelt werden.

Fazit: Im Zweifel lieber einmal zu viel hinweisen

Die Hinweisobliegenheiten des Arbeitgebers sind nicht automatisch auf den gesetzlichen Mindesturlaub beschränkt. Fehlt für den Mehrurlaub eine klare und wirksame Sonderregelung, folgt er regelmäßig den strengeren Verfallsregeln des Mindesturlaubs. Dann kann auch zusätzlicher Urlaub grundsätzlich nur verfallen, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig zur Urlaubsnahme aufgefordert und vor dem Verfall gewarnt hat.

Ein Verfall ohne vorherigen Arbeitgeberhinweis kommt dagegen in Betracht, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag den Mehrurlaub eindeutig einem eigenständigen Fristen- und Geltendmachungssystem unterwerfen.

Bis diese Prüfung zu einem eindeutigen Ergebnis führt, bleibt die sicherste Praxis: Alle offenen Urlaubstage jährlich erfassen, konkret benennen und rechtzeitig adressieren.