Bewerbung per E-Mail im Zeitalter der Cyberangriffe: Müssen Arbeitgeber jede Datei öffnen?

Digitale Bewerbungsverfahren sind heute Standard. Gleichzeitig sehen sich Unternehmen einer wachsenden Zahl von Phishing-Angriffen, Schadsoftware und manipulierten Dateianhängen ausgesetzt. Was Bewerber als selbstverständlichen Teil einer modernen Bewerbung ansehen, kann daher zu einem rechtlichen Spannungsfeld werden: Muss ein Arbeitgeber jeden E-Mail-Anhang öffnen, der in seinem Postfach landet?

Die Frage ist keineswegs nur technisch. Der Zugang einer Bewerbung kann darüber entscheiden, ob eine Person überhaupt als Bewerber im Sinne des AGG gilt und damit einen Entschädigungsanspruch wegen einer Benachteiligung im Auswahlverfahren geltend machen kann. Das LAG Schleswig-Holstein hat in diesem Zusammenhang Anfang des Jahres entschieden, dass der Zugang einer E-Mail nicht zwingend auch den Zugang der dieser E-Mail anhängenden Bewerbungsunterlagen zur Folge hat (Urteil vom 15.1.2026 – 4 Sa 62/25).

Zugang der E-Mail ist nicht zwingend Zugang der Bewerbung

In dem der Entscheidung zugrunde liegenden Fall hatte das Unternehmen auf Kleinanzeigen eine Stelle mit der Formulierung „Sekretärin in E. gesucht“ ausgeschrieben. Ein männlicher Interessent übersandte seine Bewerbung per E-Mail an eine allgemeine Adresse, die er auf der Website des Arbeitgebers gefunden hatte. In seiner E-Mail schrieb er lediglich, seine Bewerbung sei „anliegend“ beigefügt. Das eigentliche Anschreiben und weitere Unterlagen befanden sich in PDF-Anhängen.

Die Besonderheit des Falls: In der Stellenanzeige selbst war keine E-Mail-Adresse des Arbeitgebers aufgeführt. Auf der Website des Arbeitgebers fand sich außerdem der Hinweis, Bewerbungen auf offene Stellen sollen „nur in Schriftform via Post DIN A4 mit vorheriger telefonischer Ankündigung“ erfolgen.

Das LAG bejahte zwar den Zugang der E-Mail selbst. Eine vom Kläger vorgelegte Lesebestätigung belegte nach Auffassung des Gerichts, dass die E-Mail in dem Postfach des Arbeitgebers abrufbar gespeichert war. Allerdings habe der Text der E-Mail selbst keine Bewerbung enthalten. Denn dort sei nur auf die Anhänge verwiesen worden, ohne dass erkennbar gewesen sei, auf welche konkrete Stellenanzeige sich die Bewerbung bezog.

IT-Sicherheit als Grenze der Kenntnisnahmemöglichkeit

Für die im Anhang übersandten Unterlagen – und damit für die Bewerbung – verneinte das LAG den Zugang. Zwar seien auch die Anhänge in den Machtbereich des Arbeitgebers gelangt. Für einen Zugang nach § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB genüge das aber nicht: Denn ein solcher setze voraus, dass unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit bestand, von dem Inhalt der Erklärung Kenntnis zu nehmen. Gerade daran fehlte es vorliegend. Denn E-Mail-Anhänge begründeten – so das Gericht – gegenüber dem bloßen Lesen einer E-Mail ein eigenständiges Sicherheitsrisiko.

Nach Auffassung des LAG bestehe eine zumutbare Kenntnisnahmemöglichkeit bei einem E-Mail-Anhang nur dann, wenn die Virengefahr nach den Gesamtumständen zu vernachlässigen sei. Dies könne etwa dann der Fall sein, wenn der Absender bekannt sei und der Empfänger mit einer Nachricht rechnen müsse. Bei einem unbekannten Absender sei hingegen zusätzlich erforderlich, dass der Empfänger seine E-Mail-Adresse aktiv zur rechtsgeschäftlichen Kommunikation zur Verfügung gestellt und der Absender ein gebräuchliches, geeignetes Dateiformat, beispielsweise PDF oder TXT, verwendet habe.

Diese Voraussetzungen lagen in dem vom LAG entschiedenen Fall trotz des verwendeten PDF-Formats nicht vor. Der Arbeitgeber kannte den Kläger nicht, hatte seine E-Mail-Adresse nicht in der Anzeige angegeben und wollte gerade keine Bewerbungen per E-Mail entgegennehmen. Die Bewerbung war deshalb nicht zugegangen. Der Kläger war damit kein Bewerber im Sinne von § 6 Abs. 1 Satz 2 AGG. Sein Entschädigungsanspruch nach § 15 Abs. 2 AGG scheiterte bereits daran.

Kein Freibrief für ungeöffnete E-Mail-Bewerbungen

Unabhängig davon, dass die Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein nicht rechtskräftig ist – die Revision ist beim BAG unter dem Aktenzeichen 8 AZR 18/26 anhängig – ist sie kein Freibrief, E-Mail-Bewerbungen pauschal zu ignorieren. Denn die Entscheidung beruht auf einer besonderen Fallkonstellation: kein in der Anzeige eröffneter E-Mail-Bewerbungsweg, ein unbekannter Absender, eine ausdrücklich vorgesehene postalische Bewerbung und ein bloßer Hinweis auf Anlagen im Nachrichtentext.

Umgekehrt steigt das Risiko, wenn Arbeitgeber in einer Stellenanzeige oder auf der Karriereseite ausdrücklich zur Bewerbung per E-Mail auffordern und/oder eine konkrete E-Mail-Adresse nennen. Dann wird der Arbeitgeber diesen Kommunikationsweg im Zweifel organisatorisch so absichern müssen, dass eingehende Bewerbungen sowohl rechtssicher als auch IT-sicher verarbeitet werden können.

Bedeutung der Entscheidung für die Praxis

Obgleich es sich um eine Einzelfallentscheidung handelt, ist das Urteil für die Praxis bedeutsam. Dies gilt insbesondere mit Blick auf die Organisation digitaler Kommunikationsprozesse. Wer digitale Bewerbungswege eröffnet, sollte diese klar definieren, technisch absichern und nachvollziehbar organisieren.

Besonders praxistauglich sind strukturierte Bewerbermanagementsysteme oder Upload-Portale. Sie schaffen einen eindeutigen Übermittlungsweg, ermöglichen technische Prüfungen vor der Sichtung von Unterlagen und erleichtern die Dokumentation des Eingangs.

Arbeitgeber sollten daher prüfen,

• welche Bewerbungswege tatsächlich eröffnet sind. Die Kanäle – Bewerbermanagementsystem, konkrete E-Mail-Adresse, Plattform-Nachrichtenfunktion oder Postweg – sollten eindeutig festgelegt werden.
• ob Stellenanzeigen, Karriereseite und automatische Eingangsbestätigungen konsistent sind. Widersprüchliche Vorgaben schaffen vermeidbare Zugangs- und AGG-Risiken.
• wie geöffnete E-Mail-Kanäle sicher bearbeitet werden. Zuständigkeiten, Vertretungen, Spamfilter, Quarantäneprozesse und Malware-Scans sollten so ausgestaltet sein, dass berechtigte Sicherheitsinteressen nicht zu einem faktischen Ausschluss eingehender Bewerbungen führen.
• ob sensible Anhänge in einer isolierten Umgebung geprüft werden können. Das bloße Nichtöffnen ist bei einem ausdrücklich eröffneten E-Mail-Bewerbungsweg keine belastbare Organisationslösung.
• ob Stellenausschreibungen weiterhin konsequent AGG-konform formuliert sind. Eine sichere Organisation des Bewerbungszugangs ersetzt nicht die Pflicht zu diskriminierungsfreien Ausschreibungen.