Gibt es ein Leserecht des Betriebsrates im digitalisierten Bewerbungsverfahren?

Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat nach dem Betriebsverfassungsgesetz vor jeder Einstellung nach § 99 BetrVG zu unterrichten und ihm die „erforderlichen Bewerbungsunterlagen“ vorzulegen. In der Praxis verlagert sich das klassische Bewerbungsverfahren jedoch zunehmend in die digitalisierte Welt, indem multifunktionale Bewerbungsmanagementsysteme im Betrieb zur Anwendung gelangen. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob dem Betriebsrat bei der Nutzung einer entsprechenden Software zur Wahrung der Informationsrechte ein Lesezugriff in dem System zuzugestehen ist. Das LAG Köln hat sich hierzu in einer jüngeren Entscheidung positioniert und entschieden, dass dem Betriebsrat ein umfassendes Einsichtsrecht in das vom Arbeitgeber genutzte Tool einzuräumen sei – am besten durch einen umfassenden Lesezugriff (Beschluss v. 15.05.2020 – 9 TaBV 32/19).

Was ist passiert?

Die Arbeitgeberin nutzte ein elektronisches Bewerbungsmanagementsystem. Diese Software ermöglichte es dem zuständigen Recruiting-Team, mit Bewerbern zu kommunizieren, sie zu vergleichen und nach gemeinsam festgelegten Kriterien zu bewerten. Zudem existierte in einem Bereich „Bewerberübersicht“ die Rubrik „Team Chat“, in welcher Kommentare des Recruiting-Teams zu den Bewerbern eingegeben werden konnten. Die Arbeitgeberin hatte dem Betriebsrat im Zusammenhang mit der beabsichtigten Einstellung einer Bewerberin weder einen Lesezugriff auf die Rubriken „Bewertungen“ und „Team Chat“ gewährt noch entsprechende Ausdrucke präsentiert. Als eine externe Bewerberin einem internen Bewerber vorgezogen wurde, verweigerte der Betriebsrat seine Zustimmung zur Einstellung der externen Bewerberin. Vor dem LAG Köln beantragte die Arbeitgeberin sodann, die Zustimmung des Betriebsrats zur Einstellung der Bewerberin zu ersetzen – ohne Erfolg.

Die Entscheidung des LAG

Das LAG wies den Antrag der Arbeitgeberin zurück, weil diese den Betriebsrat zu der beabsichtigten Einstellung nicht vollständig unter Vorlage der „erforderlichen Bewerbungsunterlagen“ gemäß § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG unterrichtet habe. Bei der Nutzung eines elektronischen Bewerbungsmanagementsystems gehörten zu den vorzulegenden Unterlagen nicht nur die im System hinterlegten Dokumente (Bewerbungsanschreiben, Zeugnisse usw.). Vielmehr müsse dem Betriebsrat ein umfassender Zugriff auf jegliche bewerberbezogenen Daten eingeräumt werden. Dieser Zugriff beziehe sich auch auf die im System angelegten Bewertungen und die hinterlegten Kommentare des Recruiting-Teams im „Team Chat“. Denn erst die persönliche Beurteilung und Einschätzung durch die Recruiter, wie sie in deren Kommentaren typischerweise zum Ausdruck kämen, könnten den Betriebsrat in die Lage versetzen, zu prüfen, ob ihm ein Zustimmungsverweigerungsgrund zur Verfügung stehe.

Vermeintliche Umsetzung der Rechtsprechung des BAG

Seine Entscheidung stützt das LAG im Wesentlichen auf die Rechtsprechung des BAG zum Umfang der erforderlichen Unterlagen nach § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Danach – so das LAG – seien Gegenstand der Unterrichtung auch die (subjektiven) Einschätzungen des Arbeitgebers, die ihn zu der getroffenen Entscheidung bestimmt hätten (vgl. BAG v. 14.04.2015 – 1 ABR 58/13). Die Vorlagepflicht umfasse damit nicht nur die klassischen Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben, das Ergebnis einer Auswahlprüfung, Zeugnisse, Teilnahmebestätigungen, den Lebenslauf und ein Lichtbild, sondern auch die vom Arbeitgeber anlässlich der Bewerbung selbst erstellten Unterlagen (vgl. BAG v. 17.06.2008 – 1 ABR 20/07). Zu diesen gehörten jedoch auch der Inhalt des von den Recruitern ggf. genutzten „Team-Chats“, da die darin enthaltenen Bewertungen und Kommentare die Auswahlentscheidung der Arbeitgeberin beeinflussen könnten und zuweilen erst plausibel machten.

Dem Vortrag der Arbeitgeberin, es befänden sich im Team Chat zu der Bewerberin überhaupt keine Kommentare, erteilt das LAG eine Absage. Denn „Unterlage“ im Sinne des § 99 Abs. 1 Satz 1 BetrVG sei der Inhalt der Rubrik „Team Chat“ (ob gefüllt oder ungefüllt). Demnach sei die Informationspflicht nur durch die Vorlage eines entsprechenden (Blanko-)Ausdrucks des leeren Kommentarfeldes oder – mit den Worten des LAG „am ehesten“ – durch Gewährung eines Lesezugriffs im System zu erfüllen.

Fehlerhafte Auswertung der BAG-Rechtsprechung

Die Begründung erscheint zunächst plausibel und den vielfältigen Digitalisierungsbestrebungen zu entsprechen. Eine folgerichtige Ableitung des Ergebnisses aus der Rechtsprechung des BAG ist indes nicht gelungen. Das LAG übergeht bei seiner Begründung, dass es nach der Rechtsprechung des BAG für die Vorlagepflicht nicht darauf ankommt, ob bestimmte Ausführungen des Arbeitgebers oder seiner Recruiter die Auswahlentscheidung theoretisch beeinflussen können. Vielmehr geht das BAG davon aus, dass sich die Vorlagepflicht nur auf die wesentlichen Tatsachen und Einschätzungen des Arbeitgebers beziehen, die ihn zu der getroffenen Entscheidung bestimmt haben. Zu den danach vorzulegenden Bewerbungsunterlagen gehören solche, die der Arbeitgeber allein oder zusammen mit dem jeweiligen Bewerber erstellt hat (z.B. Personalfragebögen, standardisierte Interview- oder Prüfungsergebnisse oder schriftliche Protokolle über Bewerbungsgespräche). Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber „diese Schriftstücke bei seiner Auswahlentscheidung berücksichtigt“ (BAG v. 14.04.2015 – 1 ABR 58/13). Auf dieser Grundlage hatte das BAG seinerzeit folgerichtig eine Vorlagepflicht von Notizen einer Personalsachbearbeiterin abgelehnt, die anlässlich der Bewerbungsgespräche als Erinnerungsstütze für die Besprechung mit ihrem Vorgesetzten und für die Abfassung des an den Betriebsrat gerichteten Unterrichtungsschreibens erstellt worden waren.

Eine Auseinandersetzung mit den demnach entscheidenden Fragen, ob die Chat-Funktion überhaupt genutzt worden ist und ob die Arbeitgeberin ihre Entscheidung in diesem Fall (auch) auf deren Inhalt gestützt hat, spielt für das LAG jedoch keine Rolle. Vielmehr räumt es dem Betriebsrat nicht nur ein Recht auf Vorlage von jeglichen Unterlagen, sondern zugleich ein umfassendes Recht zur Kontrolle darüber ein, welche Funktionen des Bewerbermanagementsystems die Arbeitgeberin im konkreten Bewerbungsverfahren genutzt oder nicht genutzt hat. Anhaltspunkte für ein derart weites Verständnis der Vorlagepflicht finden sich jedoch weder im Gesetz noch in der vom LAG bemühten Rechtsprechung des BAG.

Fazit

Die Pflicht zur Vorlage der „erforderlichen Bewerbungsunterlagen“ im Mitbestimmungsverfahren zur Einstellung nach § 99 BetrVG ist sehr weitgehend. Sie bezieht sich nicht nur auf alle auswahlrelevanten Unterlagen, sondern bekanntlich auch auf alle Bewerber. Es findet keine Beschränkung auf den ausgewählten Kandidaten statt. Damit erscheint eine Umsetzung dieser weitreichenden Anforderung durch einen umfassenden Lesezugriff für den Betriebsrat in einem digitalen Bewerbungsmanagementsystem pragmatisch und naheliegend. Rechtlich notwendig ist dieser Lesezugriff indes nicht. Auch das LAG Köln verlangt dies nicht in letzter Konsequenz, lässt es doch auch die Vorlage leerer und damit sinnloser Ausdrucke aus dem Bewerbungsmanagementsystem (hier „Team Chat“) zu. Ein derart weites Verständnis der „erforderlichen Bewerbungsunterlagen“ ist indes weder vom Gesetzeswortlaut noch von der Rechtsprechung des BAG gedeckt. Es ist bedauerlich, dass diese Frage – trotz Zulassung der Rechtsbeschwerde durch das LAG – keiner höchstrichterlichen Klärung zugeführt wird. So wird die Entscheidung in der Praxis voraussichtlich zur Gewährung von umfassenden Lesezugriffen führen, die ihrerseits mit Blick auf den Datenschutz der Mitarbeiter im Recruiting, die mit dem Bewerbungsmanagementsystem tagtäglich arbeiten, nicht unproblematisch sind.