(Detaillierte) Geschäftsordnung für Geschäftsführer sinnvoll?

Die Investoren einer Gesellschaft plagt häufig die Sorge, dass die (Fremd-)Geschäftsführer der Gesellschaft bei der Geschäftsführung nicht in ihrem Interesse handeln. Aus Sicht der Investoren kann es daher sinnvoll sein, die Geschäftsführung durch eine detaillierte Geschäftsordnung engmaschig zu leiten und zu kontrollieren. Wie eine solche Geschäftsordnung konzipiert sein kann und was dabei zu beachten ist, zeigt dieser Beitrag.

Die Geschäftsordnung trifft typischerweise Regelungen hinsichtlich der Kompetenzen von Geschäftsführern sowie Regelungen zum Verfahren und Form von Beschlüssen.

Der Erlass einer Geschäftsordnung ist für die Gesellschafter zwar nicht verpflichtend. Die Rechte und Pflichten und der sich daraus ergebende Handlungsspielraum der Geschäftsführung ergeben sich bereits aus den Regelungen des GmbHG, der Satzung der Gesellschaft sowie aus dem Geschäftsführeranstellungsvertrag. Der Erlass einer Geschäftsordnung ist allerdings in aller Regel empfehlenswert. Denn hierin können – insbesondere im Vergleich zu den gesetzlichen Regelungen – detailliertere Vorgaben zur Führung der Geschäfte gemacht werden.

Mögliche Inhalte einer Geschäftsordnung

Bei der Ausgestaltung einer Geschäftsordnung gibt es kaum inhaltliche Beschränkungen. Sie darf lediglich nicht im Widerspruch zu den gesetzlichen Regelungen sowie zu den Regelungen der Satzung der Gesellschaft stehen.

Folgenden Inhalten kommt aus Sicht von Investoren regelmäßig besondere Bedeutung zu:

• Aufnahme einer Geschäftsverteilung

Hat eine Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, empfiehlt sich in aller Regel die Aufnahme eines sog. Geschäftsverteilungsplans. In diesem können die Aufgabenbereiche der einzelnen Geschäftsführer definiert und ihnen zugewiesen werden (Ressortverteilung). Dies hat nicht zur Folge, dass jeder Geschäftsführer nur noch sein Ressort beachten darf. Denn nach dem sog. Prinzip der Gesamtverantwortung sind für die Leitung der Geschäfte die Geschäftsführer gemeinsam verantwortlich.

• Begründung umfangreicherer Informations- und Berichtspflichten gegenüber den Gesellschaftern

Zwar bestehen in der GmbH bereits gesetzliche Auskunfts- und Informationsrechte zugunsten der Gesellschafter. Diese Regelungen werden den Bedürfnissen der Investoren an Mitsprache, Information und Kontrolle in der Praxis zumeist nicht gerecht.

Aus Investorensicht empfiehlt sich daher regelmäßig die Aufnahme weiterer Informations- und Berichtspflichten.

• Definition von Zustimmungsvorbehalten

Die Geschäftsordnung kann vorsehen, dass bestimmte Geschäfte/Handlungen der Geschäftsführung erst mit Zustimmung der Gesellschafter umgesetzt werden dürfen. Hierdurch kann der der Geschäftsführung grundsätzlich zustehende Ermessensspielraum bei der Leitung der Geschäfte eingeschränkt werden. Ein Zustimmungsvorbehalt der Gesellschafter besteht ohne einen solchen Katalog – trotz grundsätzlich unbeschränkter Vertretungsmacht des Geschäftsführers – nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (nur) bei „besonders bedeutsamen“ bzw. „außergewöhnlichen“ Geschäften.

Für Investoren bietet es sich an, den Ermessensspielraum der Geschäftsführung vor allem bei solchen Geschäften zu begrenzen, die ein hohes (finanzielles) Risiko für die Gesellschafter bergen würden. Das betrifft insbesondere den Abschluss von Verträgen, die ein bestimmtes Volumen überschreiten und/oder außerhalb der (abgeschlossenen) Budgetplanung liegen.

Die Vorteile von Zustimmungsvorbehalten als Instrument zur engen Leitung der Geschäftsführung

Ein umfangreicher Katalog an Zustimmungsvorbehalten bietet für Gesellschafter einige Vorteile. Denn durch die Aufnahme diverser Zustimmungsvorbehalte lässt sich der Ermessensspielraum der Geschäftsführer bei Ausübung ihrer Tätigkeit je nach Bedarf verringern – wobei gleichzeitig sicherzustellen ist, dass die Geschäftsführung im operativen Geschäft nicht zu stark eingeschränkt wird.

Daneben führt die Aufnahme von Zustimmungsvorbehalten zu einer Erleichterung beim Ausspruch einer (außerordentlichen) Kündigung oder der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber einem Geschäftsführer gem. § 43 Abs. 2 GmbHG.

• Ein Verstoß gegen die Geschäftsordnung, z.B. durch die Nichteinholung der erforderlichen Zustimmung der Gesellschafterversammlung, begründet nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs insbesondere bei mehrmaligen Verstößen einen Grund für die (außerordentliche) Kündigung des Anstellungsverhältnisses. Der außerordentlichen Kündigung des Anstellungsverhältnisses kommt bei Geschäftsführern erhebliche Bedeutung zu. Denn eine ordentliche Kündigung des Anstellungsverhältnisses ist regelmäßig vertraglich ausgeschlossen (nicht selten durch den Abschluss eines befristeten Vertrags ohne ausdrückliche Aufnahme einer möglichen ordentlichen Kündigung). Sollte das Anstellungsverhältnis ordentlich kündbar sein, bestehen in der Praxis regelmäßig sehr lange Kündigungsfristen. Hierdurch verbleibt der Geschäftsführer zumeist noch lange im Anstellungsverhältnis.
• Auch mit Blick auf die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber einem Geschäftsführer lässt sich jedenfalls die Pflichtverletzung schnell begründen, wenn ein Verstoß gegen die Geschäftsordnung, z.B. durch Nichteinholung der erforderlichen Zustimmung, vorliegt.

Nur geringes Risiko im Hinblick auf die Einordnung des Geschäftsführers als Arbeitnehmer

Die Vorgabe eines umfassenden Zustimmungskatalogs begründet in aller Regel kein praktisch relevantes Risiko einer Arbeitnehmerstellung des Geschäftsführers und eines damit einhergehenden Kündigungsschutzes.

Denn grundsätzlich können (Fremd-)Geschäftsführer sich während ihrer Stellung als Organvertreter einer juristischen Person nicht auf den Kündigungsschutz für Arbeitnehmer berufen – d.h. wenn die Kündigung vor Abberufung oder Niederlegung des Amtes erklärt wird. Falls diese sog. Fiktionswirkung ausnahmsweise einmal nicht die Anwendbarkeit des Kündigungsschutzes ausschließen sollte, kommt eine Einordnung des (Fremd-)Geschäftsführers als „Arbeitnehmer“ im Sinne des KSchG nur in extremen Ausnahmefällen in Betracht. Hierfür wäre erforderlich, dass die Gesellschafter dem Geschäftsführer die Modalitäten (wie, wo, wann) der Leistungserbringung umfassend vorgeben. Die Vorgabe – auch umfassender – Zustimmungsvorbehalte oder Unterrichtungspflichten ist hierfür allein nicht ausreichend.

Fazit

Die Errichtung oder Anpassung einer Geschäftsordnung ist für Investoren regelmäßig ein probates Mittel, um eine geeignete Einflussnahme auf die Gesellschaft sicherzustellen und die Kontrolle über ihre Investition zu behalten. Insbesondere im Rahmen von Finanzierungsrunden sollten Investoren einen Anpassungsbedarf prüfen und bei Bedarf hierauf hinwirken.