Befristung von Arbeitsverhältnissen – Und was passiert, wenn der Arbeitnehmer früher die Arbeit aufnimmt?

Sind offene Stellen zu besetzen, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage: Befristet oder unbefristet einstellen? Ist die Entscheidung einmal getroffen und das Arbeitsverhältnis soll befristet werden, knüpft sich meist zu einem späteren Zeitpunkt die für den Arbeitgeber entscheidende Frage an: Ist die Befristung auch wirksam gewesen? Insbesondere die vorgeschriebene Schriftform bei Befristungen von Arbeitsverhältnissen bereitet Arbeitgebern immer wieder Kopfzerbrechen. Dies gilt vor allem dann, wenn bei der Aufnahme der Tätigkeit durch den Arbeitnehmer nicht alles wie ursprünglich geplant ablief.

Viele Personalverantwortliche werden es kennen: Eine offene Stelle ist zu besetzen, der passende Bewerber ist gefunden – jetzt muss alles ganz schnell gehen. Der Arbeitsvertrag soll schnell an den künftigen Mitarbeitenden übersandt werden, um den Vertragsschluss in trockenen Tüchern zu haben.

Dabei erst einmal aufatmen: Der Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formlos geschlossen werden. Aber dann fällt dem Personalverantwortlichen auf, dass der Arbeitsvertrag befristet werden soll!

Achtung: Form!

Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses erfordert ein erhöhtes Maß an Sorgfalt, insbesondere hinsichtlich der Form. Denn eine wirksame Befristung des Arbeitsverhältnisses bedarf der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das bedeutet aber nicht, dass sodann der gesamte Arbeitsvertrag formbedürftig ist, sondern lediglich die Befristungsabrede. Mit der Frage, ob die Schriftform auch durch die elektronische Form ersetzt werden kann, haben wir uns bereits in unserem Blogbeitrag vom 12.6.2023 beschäftigt.

Wird die Form nicht eingehalten, entsteht automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis – ein Ergebnis, das der Arbeitgeber gerade nicht wollte. Im besten Falle hat der Personalverantwortliche jedoch die notwendige Sorgfalt walten lassen und den Arbeitsvertrag im Original (d.h. mit „Tinte auf Papier“) unterschreiben lassen. Nicht zu vergessen ist dabei auch die Prüfung, wer zur Unterschrift berechtigt ist, d.h. wer den Arbeitgeber wirksam vertreten kann.

Wirksame Befristung vor Arbeitsbeginn

Sind die vorstehend genannten Punkte abgehakt und der Arbeitsvertrag zwecks Unterschrift an den künftigen Mitarbeitenden übersandt, gilt es bereits den nächsten Fallstrick zu vermeiden: Die Befristung muss nämlich wirksam vereinbart sein (d.h. der Arbeitsvertrag muss beidseitig im Original unterschrieben sein), bevor der Mitarbeitende die Arbeit aufnimmt. Nimmt der Mitarbeitende die Arbeit auf, bevor die Befristung wirksam vereinbart wurde, würde wiederum durch die Aufnahme der Arbeit ein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründet werden. Daher gilt es für Arbeitgeber unbedingt darauf zu achten, dass der Arbeitsvertrag im Original vor Arbeitsaufnahme beidseitig unterschrieben vorliegt.

Aber was gilt bei früherem Arbeitsbeginn?

Wie wirkt es sich aber auf die Befristung des Arbeitsverhältnisses aus, wenn die Arbeitsvertragsparteien nach Abschluss des wirksam befristeten Vertrages darin übereinstimmen, dass der Mitarbeitende die Arbeit früher aufnehmen soll als im Arbeitsvertrag ursprünglich vereinbart? Dies ist insbesondere für den Fall einer kalendermäßigen Befristung entscheidend, wenn der Arbeitsvertrag sowohl das Datum des Beginns als auch das Beendigungsdatum enthält. Wie kann der Arbeitgeber dieses Problem mit möglichst geringem Aufwand lösen?

Mit einer solchen Fallgestaltung hatte sich das BAG zu beschäftigen (Urteil v. 16.8.2023 – 7 AZR 300/22).

Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigten sich mündlich auf einen früheren Arbeitsbeginn. Der Arbeitgeber fertigte sodann schlicht die betreffende Seite des Arbeitsvertrages, die das Datum des Arbeitsbeginns enthielt, neu aus und übersandte es an den Arbeitnehmer. Dieses Vorgehen warf jedoch die Frage auf, ob auf diese Weise ein zusätzlicher oder ein anderer Arbeitsvertrag zwischen den Arbeitsvertragsparteien geschlossen worden sein könnte. Ein solcher zusätzlicher oder anderer Arbeitsvertrag wäre dann nur mündlich vereinbart worden. Die Schriftform von Befristungsabreden wäre damit nicht gewahrt – und Konsequenz wäre wiederum das Zustandekommen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses.

Das BAG entschied, dass in einem solchen Fall kein zusätzlicher oder anderer Arbeitsvertrag geschlossen wurde. Der Arbeitgeber habe dadurch, dass er nur die geänderte Seite des Arbeitsvertrages erneut an den Arbeitnehmer übersandte, hinreichend deutlich gemacht, dass er lediglich den Arbeitsbeginn nach vorne verlegen wollte und im Übrigen das Arbeitsverhältnis unverändert lassen wollte.

Auf das kalendermäßig bestimmte Ende des Arbeitsverhältnisses, das durch ein konkretes Datum bezeichnet ist, habe der geänderte Beginn der Tätigkeit keine Auswirkungen. Dieser geänderte Beginn konnte daher auch mündlich vereinbart werden. Denn für eine Befristungsabrede mit einem kalendermäßig bestimmten Endtermin bedarf es keiner schriftlichen Festlegung des Beginns der Tätigkeit. Der Beginn der Tätigkeit bedarf nach Ansicht des BAG nur dann der Schriftform, wenn er zur Bestimmung des Beendigungszeitpunkts maßgebend ist. So etwa bei einer kalendermäßigen Befristung für die Dauer von sechs Monaten. Hier bedarf es eines konkreten Anfangszeitpunkts, damit der Mitarbeitende bestimmen kann, wann sein Arbeitsverhältnis konkret nach sechs Monaten enden wird. Maßgeblich ist, dass der Beendigungszeitpunkt bestimmt oder bestimmbar ist.

Wichtig zu beachten ist, dass vorstehende Überlegungen nicht für das Hinausschieben des Beendigungszeitpunkts gelten, da hierin grundsätzlich eine neue, eigenständige Befristung liegt.

Insgesamt gilt laut BAG, dass bei kalendermäßigen Befristungen die Elemente der Schriftform bedürfen, die den Endtermin des Arbeitsvertrages bestimmen oder bestimmbar machen.

Aber es gilt: Besser Vorsicht walten lassen

Zwar ist die Entscheidung des BAG zu begrüßen. Denn Sinn und Zweck des Schriftformerfordernisses bei Befristungen, Mitarbeitenden größtmögliche Rechtssicherheit bzgl. der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses zu geben, wird bei kalendermäßigen Befristungen durch einen früheren Arbeitsbeginn nicht beeinträchtigt. Das Festhalten an der Schriftform in einem solchen Fall auch für den Arbeitsbeginn wäre bloße Förmelei.

Jedoch ist Arbeitgebern in der Zukunft dennoch ein solches Vorgehen, bei dem lediglich einzelne Seiten des Arbeitsvertrages ausgetauscht werden, nicht zu empfehlen. Sollte es einmal dazu kommen, dass nach Abschluss eines befristeten Vertrags der Arbeitsbeginn nach vorne verlegt werden soll, empfiehlt sich eine Neuausfertigung des Vertrages und eine erneute Unterzeichnung beider Vertragsparteien im Original (d.h. „Tinte auf Papier“). Dies mag zwar aufwändiger sein, verhindert aber spätere Streitigkeiten über die wirksame Befristung des Arbeitsverhältnisses.