FAQ für Unternehmen: fünf praxisrelevante Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz

Finally! Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Damit müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten ab sofort eine Meldestelle haben, an die sich Mitarbeiter zur Meldung von Fehlverhalten wenden können. Nachfolgend fünf FAQ aus der Beratungspraxis:

1. Was passiert, wenn die Meldestelle derzeit noch nicht errichtet ist?

Das HinSchG sieht die Möglichkeit der Verhängung eines Bußgeldes gem. § 42 Abs. 2 erst ab dem 1. Dezember 2023 vor. Die Höhe kann bis zu EUR 20.000 betragen. Losgelöst vom Bußgeldrisiko sollten sich Unternehmen allerdings vor Augen führen, dass sich Hinweisgeber ab sofort an die externen Meldestellen bei Behörden wenden können. Folge: Die Aufarbeitung des Sachverhalts liegt nicht mehr in der Hand des Unternehmens. Schon deshalb macht es aus Unternehmenssicht Sinn, ein attraktives internes Meldesystem anzubieten, das Hinweisgeber im ersten Schritt nutzen. Zudem kann eine Non-Compliance mit dem HinSchG unerfreuliche Konsequenzen für das Unternehmensimage haben. Misslich wäre, wenn – etwa in sozialen Netzwerken – der Verdacht aufkäme, dass das Unternehmen bewusst keine Meldestellen einrichtet, weil es gar kein Interesse daran hat, Fehlverhalten aufzudecken.

2. Wo sollte die Meldestelle angesiedelt werden?

Das Gesetz macht diesbezüglich keine konkreten Vorgaben. Unternehmen können die Meldestelle bei sich oder bei externen Dienstleistern ansiedeln. Im Unternehmen kommen insbesondere Mitarbeiter aus den Bereichen HR, Legal oder – erfahrungsgemäß bei großen Unternehmen als meistgewählte Option – Compliance in Betracht. Die ausgewählten Mitarbeiter müssen über die notwendige Unabhängigkeit und Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG). Insofern sollten Schulungen für sie durchgeführt werden. Eine förmliche Ernennung oder Meldung der ausgewählten Mitarbeiter bei einer Behörde ist allerdings nicht erforderlich.

Viele Unternehmen entscheiden sich für eine externe Ansiedelung ihrer Meldestelle. Ombudsstellen übernehmen dabei in erster Linie eine Erstbewertung der eingehendenden Meldungen im Sinne eines Plausibilisierungschecks, treten in Kontakt mit dem Hinweisgeber zwecks Klärung von Rückfragen und empfehlen bei Bedarf angemessene Maßnahmen zur weiteren Aufarbeitung des Sachverhalts. Das Einschalten einer Ombudsstelle hat den Vorteil, dass das Vertrauen der Hinweisgeber häufig höher ist und Unternehmen bei sich nicht nur Ressourcen für das Case-Management sparen, sondern zugleich eine erste rechtliche Einschätzung zur Meldung erhalten können. Besonders herausfordernd kann etwa die Prüfung sein, ob der Anwendungsbereich des HinSchG überhaupt eröffnet ist. Wir übernehmen die Aufgabe einer Ombudsstelle bei Bedarf gerne für Unternehmen – sprechen Sie uns hierzu einfach an.

3. Ist es möglich, eine zentrale Meldestelle für mehrere Konzerngesellschaften einzurichten?

Der deutsche Gesetzgeber geht davon aus, dass eine zentrale Meldestelle für mehrere Konzernunternehmen eingerichtet werden kann. Nach § 14 Abs. 1 S. 1 HinSchG können Arbeitgeber nämlich auch einen „Dritten“ mit dem Betrieb der Meldestelle betrauen. Die Gesetzesbegründung stellt ausdrücklich klar, dass ein solcher „Dritter“ auch eine andere Konzerngesellschaft (z. B. Mutter-, Schwester- oder Tochtergesellschaft) sein kann. Demnach kann selbst in internationalen Konzernen eine zentrale Meldestelle für mehrere Länder genutzt werden, wobei dies dann auch nach den jeweiligen nationalen Gesetzen zum Hinweisgeberschutz erlaubt sein muss und die nach diesen Gesetzen geltenden Besonderheiten zu beachten sind (hier eine Übersicht zu den Regelungen in verschiedenen europäischen Ländern).

Wichtig ist, dass bei Errichtung einer zentralen Meldestelle die Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei der jeweiligen Konzerngesellschaft verbleiben muss. Dafür müssen entsprechende Auftragsverhältnisse zwischen den jeweiligen Konzernunternehmen abgeschlossen werden, die u.a. Berichtspflichten von der zentralen Meldestelle an das Konzernunternehmen – unter Wahrung der Vertraulichkeit und Unabhängigkeit der Meldestelle – enthalten sollten.

Der Vollständigkeit halber: Die Errichtung einer zentralen Meldestelle birgt eine verbleibende Rechtsunsicherheit. Denn die EU-Kommission hatte im Juni 2021 in zwei – allerdings unverbindlichen – Stellungnahmen die Rechtsauffassung vertreten, dass je Konzerngesellschaft eine Meldestelle zu errichten sei. Fraglich ist, inwieweit sich diese Rechtsunsicherheit tatsächlich niederschlägt.

4. Wie findet der Kontakt zwischen Hinweisgeber und Meldestelle statt?

Das Gesetz erlaubt mündliche und schriftliche Meldungen (§ 16 Abs. 3 S. 1 HinSchG). Hierzu würde auch die schlichte Benennung einer Person, die als interne Meldestelle fungiert, und bei der etwa per E-Mail Hinweise abgegeben werden können, ausreichen. Denn die Abgabe anonymer Meldungen muss nicht ermöglicht werden (§ 16 Abs. 1 S. 5 HinSchG). Empfehlenswert ist allerdings, dass Unternehmen die anonyme Abgabe von Meldungen ermöglichen, damit die Hemmschwelle zur Meldung von Fehlverhalten möglichst niedrig ist. Die meisten Unternehmen setzen hierzu auf digitale Lösungen, die wir zusammen mit unserem Kooperationspartner EQS anbieten. So können Mitarbeiter über einen Link zum digitalen Hinweisgebersystem des Unternehmens gelangen, das etwa bezüglich Design und Abfragemechanismus individuell für das jeweilige Unternehmen konfiguriert werden kann. Die Abgabe von (anonymisierten) Sprachnachrichten ist über ein solches digitales Hinweisgebersystem ebenfalls möglich.

5. Welche Rolle spielt die Geschäftsführung?

Natürlich trägt die Geschäftsführung die (Mit-)Verantwortung dafür, dass die Vorgaben des HinSchG umgesetzt werden. Bei der Errichtung der Meldestelle ist allerdings darauf zu achten, dass diese unabhängig sein muss. Sie darf in Bezug auf den Umgang mit Meldungen daher nicht den Weisungen der Geschäftsführung unterliegen. Soweit ein Austausch mit der Geschäftsführung zu eingegangenen Meldungen stattfindet, etwa mit Blick auf die Beauftragung einer internen Untersuchung durch eine Kanzlei, ist darauf zu achten, dass die Vertraulichkeit (§ 8 HinSchG) gewahrt bleibt. Das heißt: Die Identität der hinweisgebenden Person sowie der in der Meldung genannten Personen darf nicht an die Geschäftsführung weitergegeben werden. Dabei dürfen auch solche Informationen nicht weitergegeben werden, die (indirekt) Rückschlüsse auf die jeweilige Identität zulassen. Lediglich bei Einwilligung des Hinweisgebers kann dessen Identität zwecks Aufarbeitung des Hinweises preisgegeben werden. Diese Einwilligung ist dann schriftlich einzuholen, wobei dies im Rahmen der Kommunikation über ein digitales Hinweisgebersystem geschehen kann.