FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz – Teil 2

Ab 1. Dezember 2023 drohen Unternehmen ab 250 Beschäftigten, die das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) noch nicht umgesetzt haben, empfindliche Geldbußen. Höchste Zeit also für Teil 2 unserer FAQ aus der Beratungspraxis:

Was gilt ab wann für wen?

• Seit 2. Juli 2023: Alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle mit sicheren und zuverlässigen Kanälen für die interne Meldung von Verstößen einrichten. Für Finanzinstitute (Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Wertpapierinstitute, Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kapitalverwaltungsgesellschaften etc.) gilt diese Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
• Seit 2. Juli 2023: Beschäftigte aller Unternehmen unabhängig von der Mitarbeiterzahl können sich an die externen Meldestellen wenden, um Verstöße zu melden. Diese sind beim Bundesamt für Justiz, bei der BaFin und beim Bundeskartellamt eingerichtet. Darüber hinaus sind Meldungen an EU-Institutionen wie z.B. das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) möglich.
• Ab 1. Dezember 2023: Allen Unternehmen ab 250 Beschäftigten und Finanzinstituten, die noch keine interne Meldestelle eingerichtet haben, droht ab jetzt ein Bußgeld in Höhe von 20.000 €.
• Ab 17. Dezember 2023: Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten, auch ihnen droht ab jetzt ein Bußgeld in Höhe von 20.000 €.

Wie ermittelt man die Schwellenwerte im Konzern?

Die Schwellenwerte von 50 bzw. 250 Beschäftigten für die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle gelten unternehmensbezogen, d.h. pro juristischer Person (Legaleinheit).

Eine Zusammenrechnung im Konzern findet daher nicht statt. Sind in der Konzern-Holdinggesellschaft z.B. nur 40 Beschäftigte angestellt, muss diese keine interne Meldestelle einrichten – auch wenn in der Tochtergesellschaft mehrere hundert Mitarbeiter tätig sind.

In der Praxis ist aber auch in dieser Konstellation zweckmäßig, eine zentrale Meldestelle für mehrere Konzerngesellschaften einzurichten (siehe hierzu Teil 1 unserer FAQ), an die sich auch die Mitarbeiter derjenigen Gesellschaften wenden können, die weniger als 50 Beschäftigte haben.

„Beschäftigte“ im Sinne der Schwellenwerte sind in erster Linie Arbeitnehmer und Auszubildende. Gezählt wird nicht nach FTE, sondern nach Köpfen. Ähnlich wie beim Schwellenwert nach § 23 Kündigungsschutzgesetz kommt es zudem nicht auf einen bestimmten Stichtag an, sondern auf die Beschäftigtenzahl, die im Allgemeinen das Unternehmen kennzeichnet – also im Rückblick auf die bisherige und in der Prognose auf die zukünftige Entwicklung (Faustformel: jeweils rund ein Jahr).

Warum droht eine Geldbuße von bis zu 500.000 €?

Verschiedene Verstöße gegen die Vorgaben des HinSchG sind als Ordnungswidrigkeiten bußgeldbewehrt.

Dabei sieht der Bußgeldkatalog des HinSchG an sich einen Rahmen von bis zu 50.000 € vor. Für bestimmte Tatbestände kann sich durch einen Verweis auf das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OwiG) jedoch eine Verzehnfachung auf 500.000 € ergeben. Dies betrifft folgende Fälle:

• Behinderung einer Meldung an eine (interne oder externe) Meldestelle oder der auf eine Meldung folgenden Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle;
• Der Versuch einer solchen Behinderung;
• Ergreifen einer Repressalie gegen eine hinweisgebende Person;
• Der Versuch einer solchen Repressalie;
• Vorsätzliches oder leichtfertiges Nichtwahren der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Verzehnfachung des Bußgeldrahmens greift bei der Verhängung von Geldbußen gegen das Unternehmen als juristische Person; daneben sind gegen die jeweiligen Unternehmensverantwortlichen (z.B. Geschäftsführer, Prokuristen) Geldbußen von bis zu 50.000 € möglich.

Kann man die Verpflichtungen nach HinSchG „outsourcen“?

Ja, das Gesetz sieht ausdrücklich die Möglichkeit vor, einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen, z.B. als Ombudsstelle. Dies ist vor allem für Unternehmen kleiner und mittlerer Größenordnung interessant, da interne personelle und fachliche Ressourcen in Form einer eigenen Compliance-Abteilung oftmals nicht oder nur eingeschränkt vorhanden sind.

Zweckmäßig kann dann sein, insbesondere folgende Punkte auszulagern: Das Einrichten und Betreiben eines digitalen Hinweisgebersystems; die Sichtung und rechtliche Bewertung eingehender Meldungen; den Kontakt mit der hinweisgebenden Person.

So können Unternehmen ohne Einsatz eigener Ressourcen sicherstellen, dass die Anforderungen des HinSchG erfüllt und etwaiger Handlungsbedarf aufgrund relevanter Meldungen zügig und fachkundig identifiziert wird. Diesem Handlungsbedarf adäquat nachzukommen (z.B. durch weitere Sachverhaltsaufklärung und das Abstellen von Verstößen), bleibt natürlich in der Verantwortung des Unternehmens.

Wie immer beim Outsourcing und erst recht bei diesem sensiblen Thema gilt: Augen auf bei der Wahl des Outsourcing-Partners. Wenn Sie Interesse daran haben, diese Aufgabe in unsere fachkundigen Hände zu legen, sprechen Sie uns gerne an.