Betriebsratswahl: Welche Vorgaben macht eigentlich der Datenschutz?

Für die Durchführung der Betriebsratswahl ist der Betriebsrat, genauer der Wahlvorstand, verantwortlich. Unterstützung erfährt er hierbei durch den Arbeitgeber. Um die Wählerliste und Vorschlaglisten zu erstellen, sind verschiedene Personaldaten nötig. Doch welche Informationen muss der Arbeitgeber eigentlich herausgeben? Was für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Betriebsratswahl gilt und welche Vorgaben aus der DS-GVO und dem BDSG darüber hinaus zu berücksichtigen sind, lesen Sie hier.

Der Ablauf der Betriebsratswahl ist im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und der Wahlordnung (WO) vorgegeben. Der Wahlvorstand hat gem. § 2 Abs. 1 WO zunächst eine Wählerliste aufzustellen. Nur diejenigen Beschäftigten sind wahlberechtigt und wählbar, die in die Wählerliste eingetragen sind. Dabei weist die Wählerliste unterschiedliche personenbezogene Daten i. S. v. § 46 Nr. 1 BDSG, Art. 4 Nr. 1 DS-GVO aus. Die Wahlberechtigten sind in der Liste

• getrennt nach den Geschlechtern,
• in alphabetischer Reihenfolge und
• unter Angabe von Familienname, Vorname und Geburtsdatum aufzuführen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist auch für den Betriebsrat nicht ohne weiteres möglich. Entsprechend dürfen ihm datenschutzrechtlich geschützte Personaldaten nur unter den Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 DS-GVO übermittelt werden, etwa bei vorheriger Einwilligung der Betroffenen oder sofern es eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung gibt.

Rechtmäßiges Handeln des Betriebsrats

Zur Erstellung der Wählerliste mit oben genannten Informationen ist der Betriebsrat nach § 2 Abs. 1 WO verpflichtet. Mit der Verarbeitung der Daten erfüllt der Betriebsart demnach seine rechtliche Verpflichtung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Eine Besonderheit ergibt sich aus § 2 Abs. 4 S. 2 WO: Auf dem Abdruck der Wählerliste, der im Betrieb zur Einsichtnahme auszulegen ist, soll das Geburtsdatum der Beschäftigten nicht enthalten sein. Aus Gründen des Schutzes der persönlichen Daten ist das Geburtsdatum nicht öffentlich auszuhängen, sondern darf nur durch den Betriebsrat selbst genutzt werden (zur Ermittlung, wer das 16. Lebensjahr vollendet hat und damit wahlberechtigt ist).

Auf den Vorschlaglisten nach § 6 der WO sind die Wahlbewerber:innen dann erneut unter Angabe von Familienname, Vorname und Geburtsdatum sowie Art der Beschäftigung aufzuführen. Anders als die Wählerliste werden die Vorschlaglisten jedoch ohne Einschränkung vollständig betriebsöffentlich ausgehangen. Vor Aufnahme in die Liste bedarf es allerdings einer schriftlichen Zustimmung der Bewerber:innen nach § 6 Abs. 3 S. 2 WO. Obgleich § 6 WO auch hier eine Rechtsgrundlage bildet, kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, inklusive der Geburtsdaten, in Form des Aushangs wohl auch auf den Rechtfertigungstatbestand der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO) gestützt werden.

Rechtmäßiges Handeln des Arbeitgebers

Arbeitgeber stehen oft vor der Frage, welche personenbezogenen Daten sie zulässigerweise an den Betriebsrat übermitteln dürfen und welche Anfragen sie ablehnen können und müssen. Im Rahmen der Aufstellung der Wählerliste hat der Arbeitgeber eine Unterstützungspflicht. Diese ist normiert in § 2 Abs. 2 WO, der besagt, dass der Arbeitgeber dem Wahlvorstand alle für die Anfertigung der Wählerliste erforderlichen Auskünfte zu erteilen und erforderliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen hat. Folglich können, und müssen sogar, Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht der Beschäftigten dem Betriebsrat mitgeteilt werden. Erfasst werden auch Informationen über Angehörige des Dritten Geschlechts (divers) i. S. d. § 45b Personenstandsgesetz, worüber wir bereits auf dem Blog berichtet haben.

Eine Weigerung des Arbeitgebers, den Wahlvorstand in dem erforderlichen Umfang bei der Aufstellung der Wählerliste zu unterstützen, kann als Wahlbehinderung (§ 20 BetrVG) angesehen werden und eine Strafbarkeit nach § 119 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG begründen.

Die Auskunftspflicht des Arbeitgebers wird auch von § 26 Abs. 1 BDSG gestützt, der allgemein die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erlaubt. Nach dessen Satz 1 ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten ausdrücklich zulässig zur Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten; hier also der Rechte und Pflichten aus § 2 WO, die ihre Ermächtigung in § 126 BetrVG findet.

Und was ist mit der Privatanschrift der Beschäftigten?

Um die Wählerlisten und das Wahlausschreiben zu erstellen, sind neben dem Vornamen, Namen, Geburtsdatum und Geschlecht der Beschäftigten keine weiteren Daten erforderlich. Ein darüberhinausgehendes Auskunftsverlangen können Arbeitgeber getrost ablehnen. In bestimmten Konstellationen kann der Arbeitgeber jedoch verpflichtet sein, dem Wahlvorstand zusätzlich auch die (privaten) Postadressen der Beschäftigten bekanntzugeben. Dies folgt aus der Pflicht des Wahlvorstands nach § 24 Abs. 1 und 2 WO, die Wahlunterlagen an die zum Zeitpunkt der Wahl betriebsabwesenden Wahlberechtigten – entweder auf Verlangen oder weil die Eigenart des Beschäftigungsverhältnisses dies erfordert – auszuhändigen oder zu übersenden. Denkbare Konstellationen sind: Betriebliche Gründe (z. B. Geschäftsreise, Montagearbeit) oder persönliche Gründe (z. B. Urlaub, Arbeitsbefreiung, Krankheit) sowie Tätigkeiten als Außendienstmitarbeiter oder in einer außerbetrieblichen Arbeitsstätte (z. B. Homeoffice, mobile Arbeit).

Weitere Vorgaben, die es zu beachten gilt:

Allein mit der Erfüllung der Pflichten aus § 2 WO ist es für den Arbeitgeber aber noch nicht getan. Als verantwortliche Stelle i. S. d. Art 4 Nr. 7 DS-GVO hat er weitere datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen, die aus der Datenverarbeitung im Zuge der Betriebsratswahl folgen.

• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DS-GVO: Zunächst hat der Arbeitgeber bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten an den Betriebsrat dafür zu sorgen, dass diese geschützt sind, insbesondere vor dem Zugriff unberechtigter Dritter. Die Sicherheit der Datenübermittlung sollte durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden. Zu denken ist etwa an die Übergabe der Daten in digitaler Form auf einem passwortgeschützten Stick oder mittels verschlüsselter Datei. Dabei sollten die erarbeiteten Maßnahmen im Vorfeld ordnungsgemäß dokumentiert werden.
• Verarbeitungsverzeichnis, Art. 30 DS-GVO: Die Datenverarbeitung ist in das Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen.
• Information nach Art. 13 DS-GVO: Vor der Übermittlung der Daten an den Betriebsrat sind die Beschäftigten entsprechend Art. 13 DS-GVO u. a. über die Inhalte der Daten, den Zweck und die Dauer der Verarbeitung sowie den Betriebsrat als Empfänger der Daten zu informieren. Ein Widerspruchsrecht der Beschäftigten gegen die Verarbeitung besteht nicht, sodass die Informationspflicht insoweit anzupassen wäre.
• Aufbewahrung und Löschung der Daten: Die Daten dürfen nur für die Zwecke der Betriebsratswahl verwendet werden und sind unmittelbar nach Zweckfortfall zu löschen. Ein Recht zur Aufbewahrung der Wahlakten (auch Wählerliste und Wahlausschreiben) durch den Betriebsrat bis zum Ende seiner Amtszeit ergibt sich aus § 19 WO.